Från köp till betalning - Hur digitalisering kan förbättra processer : En fallstudie i en inköpsprocess

Within the constantly developing area of technology where digitalization has become a leading factor for success. Where digitalization in a rapid pace is being applied to the majority of businesses, and organizations now for the most part are constructed and based on digital solutions. To conquer the market space and becoming more competitive through the advantages that digitalization brings. This is where the previously to some extent overlooked part of businesses operations, the purchasing process, have come to be increasingly important. Since the amount of information and data that organizations today deal with, has incorrect management of information and ineffective purchasing processes during longer periods of time been seen to accumulate extensive costs, and in the end, time consuming measures. How can digitalization then contribute to a more efficient process, and in what ways.For the study to be carried out, an abductive approach was used where empirical material was acquired through observations, interviews and ten simple questions. This in combination with collecting theories, allowed the writers to form a perception on how far research has come in terms of connecting digitalization and the purchasing processes. This was done by the fact that the study was performed as a case study on the selected company’s purchasing department and its chosen environment. Furthermore, this opened up for the section regarding the company’s present situation which showed that purchasing mainly was done through two approaches, these are förrådsinköp and fritextinköp, that both contain slightly different activities. In these processes there are a handful of systems and activities that have the potential to increase efficiency in different ways. By comparison with the theoretical reference framework, it turns out that the process itself does not include any strange activities. It also shows that the case company is working on digitization at a level that involves ERP systems and its own developed systems. These systems work primarily towards internal communication and information management needs.Shown in the study is that there are systems that can’t be used as intended. This stems from the fact that unnecessary tasks are taking place, even though there are conditions that would allow these to not exist. These tasks can be seen as the likes of controls, faulty handling of information and poor quality of data. In order for the digitalization to work as efficiently as possible, all systems should be reviewed and designed according to a comprehensive digitalization strategy. Once this is determined, then the efficiency and optimization of existing systems can take shape based on this. As a result of this, work regarding concrete efficiency opportunities related to tasks such as order points, controls, increased integration and new applications can be made possible.I den ständiga utveckling som sker i teknologisektorn har digitalisering kommit att bli en ledande framgångsfaktor. Därför har nu organisationer börjat formats med hjälp utav digitalisering. Digitalisering vid lämplig användning och utformning kan skapa konkurrensfördelar. Den tidigare något förbisedda delen av verksamheters arbetsmoment, inköpsprocessen, har kommit att bli allt mer betydande Det är stora mängder information som organisationer måste behandla. I hantering finns ofta ineffektiva aktiviteter som gör att delar i processer blir kostsamma och tidskrävande. Studiens syfte var att undersöka hur digitalisering kan bidra till effektivare processer och på vilka sätt.Arbetet har realiserats genom en fallstudie där en abduktiv ansats varit tillvägagångssättet för insamling av empiriskt material. Detta material har erhållits från ett fallföretag där dess inköpsprocess studerats. I kombination med kontinuerlig och kompletterande teori-insamling har författarna bildat en uppfattning om hur långt forskningen kommit gällande samband mellan digitalisering och inköpsprocessen. Det empiriska materialet erhölls genom observationer, intervjuer och tio enkla frågor som lett till den nulägesbeskrivning som upprättats. Nulägesbeskrivningen visar att det på fallföretaget finns två processer för olika typer av inköp, som i studien delats upp enligt förrådsinköp och fritextinköp. Dessa innefattar olika aktiviteter. I dessa processer finns en handfull system och aktiviteter som efter en värdeflödesanalys visat sig ha potential att öka effektiviteten på diverse sätt. Genom att jämföra den teoretiska referensramen och nulägesbeskrivningen, visar det sig att processen på fallföretaget är i linje med den generella uppfattningen om hur en inköpsprocess är formad. Det visar sig också att fallföretaget arbetar med digitalisering på en nivå som involverar ERP system och en del egenutvecklade system. Dessa system arbetar främst mot interna behov av kommunikation och informationshantering.Det som visar sig i studien är att det överlag finns system som inte kan användas på önskvärt sätt. Det grundar sig i att onödiga aktiviteter sker även fast förutsättningen att hoppa över dessa finns. Det kan handla om kontroller, bristande informationshantering och dålig datakvalitet. För att effektivisera detta krävs ett gemensamt arbete för hela organisationen. För att digitaliseringen ska fungera på ett effektivt vis, bör alla system granskas och utformas efter en omfattande och övergripande digitaliseringsstrategi. När detta fastställts kan sedan effektivisering och optimering av befintliga system ta form. Det utgör grunden för att ett arbete med effektiviseringsmöjligheter såsom beställningspunkter, kontroller, ökad integration och nya applikationer kan möjliggöras