A Method of How to Identify and Reduce Waste in the Information Flow : A Mapping from Call-off to Delivery at the Construction Site

Till följd av att dagens samhälle blir allt mer präglad av den ständiga strömmen av information ställer det krav på byggentreprenören att börja ta kontroll över deras informationshantering. Utvecklingen av digitalisering har också bidragit till att synliggöra denna problematik. I dagsläget saknas det däremot hjälpmedel eller metoder för att kunna kartlägga eller mäta andelen slöseri i ett informationsflöde. Syftet med detta arbete är därmed att ta fram en metodik, för att kunna identifiera kritiskt slöseri samt rotorsaken till dess uppkomst för processen från avrop till materialleverans på husbyggnadsprojekt. Syftet är också att utreda hur implementering av digitala lösningar skulle kunna påverka informationsflödet eller bidra till att reducera slöseri. Inom ramen för detta arbete har tre stycken leverantörer till byggentreprenören Skanska Sverige studerats. Insamlingen av datamaterialet har utgått ifrån en metodik vilken är baserad på en kombination av en kvalitativ och en kvantitativ studie. Framtagna analysmodeller har sedan använts för att utreda andelen kritiskt slöseri i leverantörernas informationsflöde. Utifrån det insamlande datamaterialet kan det konstateras att kritiskt slöseri för processen från avrop till materielleverans uppkommer vid externa ändringar, att två personer producerar samma information, begränsningar i kommunikationssätt, att information saknas samt vid för mycket information. Rotorsakerna till nämnt kritiskt slöseri, vilka behöver åtgärdas för att förbättra informationsflödet, konstaterades vara manuell överföring av information samt konfiguration mellan olika system. Resultatet visar på att de två framtagna digitala lösningarna kan bidra till att reducera kritiskt slöseri i processen. Rekommendationen är därmed att det i ett första skede är mest relevant att åtgärda de slöseri vilka identifieras vara kritiska. Detta genom att börja ta kontroll över informationen genom förändrade arbetssätt och tydligare rutiner för kommunikation.The constant flow of information in today’s society, as well as the rapid evolving of digitalisation, has contributed to the requirement of continuous improvement in information management for contractors in the construction industry. However, in the current situation there are no tools or methods that enable mapping of waste in the information flow. Therefore, the aim of this paper is to develop a method for how to identify critical waste in the information flow, from call off to delivery of material at the construction site, and determine the root cause. Furthermore, the intention is also to investigate possibilities with implementation of digital solutions and discuss how it could affect information flow or contribute to reduction of waste. The scope of this study has included an investigation of three suppliers to the construction contractor Skanska. A combined qualitative and a quantitative study has been a basis for the gathering of information. The developed methods were then used to examine the existing waste in the supplier’s information flow. The obtained results clarify that waste in the information flow, from call off to delivery of material at the construction site, occur during external changes, when two individuals produce the same information, when there are constraints in communication channels, missing information or information overload. The identified root causes of these critical wastes were manual transitions of information as well as the configuration between different systems. Two developed digital solutions demonstrate the possibilities in reduction of critical waste in the process. Therefore, the final recommendation is to primarily start by reducing waste that is identified to be most critical in the information flow. To achieve this, a requirement is to take control over the information, by improved course of action and routines for communication