Erschliessungskonzept Staatsarchiv Graubünden. Überlegungen zur Erstellung eines Erschliessungskonzepts

Das Staatsarchiv Graubünden hat im Jahr 2013 mit der Reorganisation der Kernaufgabe „Erschliessung“ begonnen. Die Erschliessung entsprach nicht mehr dem aktuellen Stand der Archivwissenschaft und die Einführung einiger seit langem akzeptierter archivischer Leitprinzipien war überfällig. Als erstes Teilprojekt dieser Reorganisation wurde im Zeitraum November 2013 – Juni 2014 ein Erschliessungskonzept erstellt. Das Konzept und seine Erar-beitung werden im Rahmen dieser Arbeit analysiert und begründet. Das Ziel war, ein Konzept zu erstellen, mit dem die Erschliessung neu ausgerichtet wird und sich sowohl an den aktuellen Prinzipien der Archivwissenschaft als auch an den Bedürfnissen der Benutzer orientiert. Zusätzlich muss dieses Ziel mit den vorhandenen Ressourcen erreichbar sein. Der Wechsel vom Pertinenzprinzip zum Provenienzprinzip bei der Verzeichnung der amtlichen Bestände ist die grösste Veränderung am bisherigen System. Durch diese Neuerung werden auch Regeln notwendig, wie die Provenienzen bei der kantonalen Verwaltung bestimmt und die Bestände gebildet und abgegrenzt werden. Als zweites wird das Akzessionsprinzip nach französischem Vorbild eingeführt. Akzessionen werden einzeln erschlossen und nur dem Bestand der entsprechenden Provenienzstelle angehängt, aber nicht in einem Aktenplan für den ganzen Bestand integriert. Dies erleichtert die Verzeichnung von offenen Beständen, bei denen die Ordnung mit jeder neuen Ablieferung immer schwerer aufrechterhalten werden kann. Die Umsetzung dieser beiden Prinzipien erfordert den Aufbau einer neuen Tektonik. Weiter sind neue Bestimmungen zur inneren Ordnung nötig. Diese orientieren sich an der ursprünglichen Ordnung des Aktenbildners, halten aber nicht stur daran fest, einerseits um einen gewachsenen Kontext nicht zu zerstören, andererseits um effizienter erschliessen zu können. Den Bedürfnissen der Benutzer wird das neue System gerecht, indem nun zusätzliche Einstiegspunkte für die Suche zur Verfügung stehen. Neben der Navigation in der Tektonik bleibt eine thematische Suche möglich, indem auf den Stufen Bestand und Akzession thematische Schlagworte vergeben werden. Zusätzlich werden sämtliche Auswahllisten der Verzeichnungselemente den Benutzern für die Recherche zur Verfügung gestellt. Eine gezielte Suche nach einem bestimmten Dokumententyp, Format, einer bestimmten Sprache oder Provenienz wird möglich. Fünf Erschliessungsstandards mit unterschiedlicher Errschliessungstiefe und -intensität werden definiert. ISAD(G) mit dem Konzept der mehrstufigen Verzeichnung bietet dafü die Grundlage. Die Wahl der Erschliessungstiefe kann den vorhandenen Ressourcen angepasst werden, um das gesamte Archivgut innert nützlicher Frist zugänglich machen zu können. Überhaupt erfolgt bei der Verzeichnung eine stärkere Ausrichtung auf den internationalen Standard ISAD(G) und seine Verzeichnungselemente. Gemäss dem Prinzip „vom Allgemeinen zum Besonderen“ wird den höheren Verzeichnungsstufen mehr Aufmerksamkeit gewidme