Les métadonnées dans les paquets d'information SIP et AIP. De leur création à leur gestion

Dans notre société numérique, un nouveau défi préoccupe les archivistes et les autres professionnels de la conservation de l'information : pérenniser à long terme des données numériques se caractérisant par une nature éphémère. Dans ce contexte, la pérennisation consiste à garantir l'authenticité, l'intégrité, la fiabilité et l'exploitabilité des données. L'outil principal pour conserver ce support de l'information est la métadonnée, c'est-à-dire la " donnée sur la donnée ". Cette définition provient du modèle de référence pour un Système ouvert d'archivage d'information (en anglais : Open Archival Information System, OAIS). Largement répandue dans le monde entier, cette norme conceptuelle propose d'associer les données numériques à archiver aux métadonnées, sous la forme d'un paquet d'information. Elle ne définit néanmoins pas quelles métadonnées doivent se trouver dans ces paquets. C'est justement la tâche que doivent relever les archivistes responsables de la conservation de l'information numérique. Les approches peuvent se différencier d'un centre d'archives à l'autre. Pour cette raison, notre travail consiste à étudier deux cas suisses qui disposent d'une infrastructure dédiée à l'archivage numérique : les Archives fédérales suisses et les Archives de l'Etat du Valais. Ces institutions ont élaboré un profil de métadonnées, à savoir qu'elles ont défini quelles informations sont nécessaires dans les paquets numériques qui leur sont versés. En dehors de la présentation d'OAIS et de la situation de l'archivage numérique en Suisse, le coeur de notre étude est constitué de trois étapes, qui sont plus ou moins calquées sur les principales fonctions archivistiques. Comme les documents, les métadonnées doivent être évaluées. Ceci est d'autant plus vrai avec les systèmes électroniques de gestion des dossiers qui génèrent une énorme quantité d'informations. Les métadonnées ainsi sélectionnées sont ensuite intégrées, dans la mesure du possible, dans le profil de métadonnées de chaque institution. Une fois les paquets numériques archivés, les métadonnées doivent être gérées et consultables par les collaborateurs des archives au moyen d'outils informatiques (tel scopeArchiv). De ces observations sont élaborées des recommandations qui concernent trois thèmes : la question de la conformité à des normes et standards internationaux, l'utilisation d'un ou plusieurs niveaux de profils de métadonnées et la cohérence ainsi que l'interopérabilité comme finalité de la gestion des métadonnées. La question des métadonnées et l'archivage numérique en règle générale représentent un domaine jeune, encore peu expérimenté dans la pratique et rempli d'incertitudes quant à l'infrastructure matérielle nécessaire. Seul le recul avec son lot de bonnes et de mauvaises expériences pourra faire avancer les connaissances en la matière