Políticas para a gestão de informação arquivística: os Arquivos Centrais da Administração Pública dos Açores

Dissertação apresentada para cumprimento dos requisitos necessários à obtenção do grau de Mestre em Ciências da Informação e da Documentação Arquivística.A publicação do regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores, aprovado a 20 de abril de 2007, e a sua regulamentação, a 30 de abril de 2008, foi um passo importante para dotar a Região (Açores) de um instrumento que lhe possibilitasse implementar as medidas necessárias ao desenvolvimento da arquivística e dos arquivos e por consequência potenciar o bom funcionamento dos serviços da Administração Pública Regional, a boa prestação de serviços ao cidadão e a conservação da memória institucional dos mesmos. Neste contexto, foi objetivo desta dissertação saber até que ponto estavam a ser implementadas as medidas e diretivas, provenientes da legislação acima citada, nos 9 departamentos, dados como existentes no Governo Regional dos Açores, visto que estes são membros integrantes do sistema regional de arquivos. A sua intervenção é feita a nível de uma unidade orgânica, nomeadamente os Arquivos Centrais, que terão como função a gestão e coordenação de todo a documentação gerada, quer pelo departamento, quer por todos os organismos dependentes. Para além deste objetivo específico, pretendeu-se, de uma forma mais generalizada, conhecer a realidade vivenciada nos departamentos, ao nível do seu sistema de arquivo. Um outro membro do sistema regional de arquivo, e com uma importância preponderante, é a Comissão Coordenadora para os Arquivos da Região Autónoma dos Açores. Por se tratar do órgão coordenador da política arquivística regional pretendeu-se conhecer qual o trabalho já desenvolvido em prol do incremento das orientações emanadas na jovem legislação açoriana. O principal método para a verificação da aplicabilidade da legislação nos departamentos foi o questionário, aplicado quer à instituição quer aos funcionários adstritos ao seu sistema de arquivo, sendo que o segundo teria essencialmente o intuito de conhecer a opinião dos funcionários sobre a realidade vivenciada no seu sistema de arquivo. Quanto aos dados referentes à Comissão foram aferidos por entrevista realizada à sua Coordenadora e por algumas questões existentes nos questionários. Os resultados demonstram já haver a implementação das medidas em alguns dos departamentos regionais, mas no cômputo geral ainda são baixos os índices de aplicação e de desenvolvimento das diretivas legislativas. Foram apresentados os pontos fortes, os pontos fracos, as ameaças e as oportunidades existentes para os sistemas de arquivo dos departamentos e para os profissionais da área. Finalmente foram sugeridas medidas para fazer face a alguns dos problemas existentes, nomeadamente ao nível das remessas para o arquivo central e quanto à estrutura orgânica mais apropriada para desenvolver a política arquivística regional, para que desta forma os Açores consigam dar o passo em frente no desenvolvimento do seu sistema arquivístico regional