Tietopyynnöt viranomaisille : kehittävä, yhteisöviestinnällinen näkökulma

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta velvoittaa viranomaiset vastaamaan kenen tahansa tekemiin tietopyyntöihin ja joko antamaan haluttu tieto tai perustelemaan, miksi näin ei tehdä. Tietopyynnöt ratkaistaan tapauskohtaisesti. Toisaalta käsittelyyn käytetty aika ja työ ovat pois viranomaisorganisaation ydintehtävän suorittamiseen käytetyistä voimavaroista. Tästä syystä tietopyynnöistä pitäisi selvitä mahdollisimman vaivattomasti. Mutta toisaalta esimerkiksi stakeholder-etiikka velvoittaa viranomaisorganisaation varmistamaan, että tiedonhankkija saa haluamansa tiedot. Lainmukaisesti ja eettisesti toimivan viranomaisorganisaation täytyy ponnistella sovittaakseen yhteen nämä kaksi vaatimusta. Tutkimuksessa tarkastellaan 74 raporttia tietopyynnöstä viranomaiselle. Raportit on kirjoittanut 24 Jyväskylän yliopiston opiskelijaa osana Viranomaisaineistojen journalistinen hyödyntäminen -tutkimushankkeen julkisuustestiä. Tutkimuksen viitekehyksessä on keskeisellä sijalla tiedonhankintatutkimus ja erityisesti Brenda Dervinin sense making -metafora. Laadullisella ja kehittävällä tutkimusotteella aineistosta pyritään saamaan aikaan kokonaiskuva luokittelemalla ja teemoittelemalla. Tältä pohjalta muodostetaan käsitys niistä seikoista, jotka ovat olennaisia tietopyyntöjen onnistumiselle mahdollisimman nopeasti ja vähällä vaivalla. Tutkimuksessa kehitetyn mallin mukaan tiedonhankintaa parantavat ja työläyttä vähentävät samat seikat. Olennaisinta tiedonhankinnan onnistumiselle on tiedontarpeen ja organisaation toimintalogiikan yhteensovittaminen. Tiedonhankintaa tukevia ja puuttuessaan tiedonhankintaa estäviä seikkoja ovat tiedonhankkijan aktiivisuus sekä kyky yksilöidä tietopyyntönsä. Viranomaisen puolelta keskeisiksi seikoiksi nousevat tekninen osaaminen, aktiivinen ja tiedonhankintaa tukeva asennoituminen sekä organisaation sisäisen tietopyyntöprosessin sujuvuus. Tutkimuksen lopussa esitetään ohjeita viranomaisille siitä, kuinka he voivat kehittää toimintaansa tietopyyntöjen ratkaisemisen parantamiseksi