PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR PUSAT PT VIFICA LLOYD INDONESIA YOGYAKARTA

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: (1) penyebab pengelolaan arsip di Kantor Pusat PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta (2) faktor-faktor yang menghambat pengelolaan arsip di Kantor Pusat PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta (3) upaya untuk mengatasi hambatan pengelolaan arsip di Kantor Pusat PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan kunci (key informant) penelitian yaitu ibu Lina seorang pegawai tata usaha. Informan pendukung terdiri dari dua pegawai admin dan personalia juga dua pegawai tata usaha. Pengumpulan data menggunakan teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data dilakukan dengan cara pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Keabsahan data ditentukan menggunakan teknik triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa: (1) penyebab pengelolaan arsip yang dilakukan di Kantor Pusat PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta dapat dilihat mulai dari penataan arsip, penyimpanan arsip, peminjaman arsip, penemuan kembali arsip, pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip, serta belum ada penyusutan arsip yang dilakukan. Ruang penyimpanan arsip kurang mendapat perhatian. Belum ada petugas khusus yang menangani arsip. Sistem penyimpanan arsip surat dan kartu kendali menggunakan sistem tanggal. Asas penyimpanan arsip menggunakan asas kombinasi antara sentralisasi-desentralisasi. Pemeliharaan dan pengamanan arsip belum baik. Peminjaman dan penemuan kembali arsip dilakukan ketika ada pegawai yang hendak meminjam arsip. Penyusutan arsip belum dilakukan. (2) faktor-faktor yang menghambat pengelolaan arsip yaitu belum ada petugas yang khusus menangani arsip, pemeliharaan dan pengamanan arsip belum sesuai dengan pengelolaan yang benar, belum adanya perhatian dari para pegawai untuk mengelola arsip dengan baik. (3) Upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan pengelolaan arsip yaitu mengoptimalkan kinerja pegawai dalam melaksanakan pengelolaan arsip, membuat jadwal rutin untuk pememeliharaan dan pengamanan arsip, meningkatkan perhatian dan kesadaran para pegawai untuk mengelola arsip secara baik dan benar. Kata kunci: Pengelolaan Arsip, Kantor Pusat PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakart