Nøkkeltallbruk blant studentsamskipnadene - Undersøkelse om bruk av nøkkeltall og benchmarking blant studentsamskipnadene i Norge

Det har i de senere årene blitt et sterkere fokus på muligheten for å sammenligne sin egen organisasjon med andre for å se om man er effektiv, både med hensyn på kostnader, utførelse og kvalitet. Det er et behov for å ha relevante nøkkeltall for å kunne følge med utviklingen av organisasjonen, og da spesielt om man blir mindre effektiv, opprettholder eksisterende nivå eller klarer å forbedre seg. Nøkkeltall er uttrykk for – eller tallmessig konsekvens av – virksomhetens aktiviteter. Hensikten med nøkkeltall er at de skal beskrive det vi faktisk bruker til enhver tid, slik at man kan få en god oversikt over dagens situasjon (nfb, nøkkeltall for benchmarking). Det er viktig at nøkkeltallene er relevante for organisasjonene med hensyn både på hva som benyttes som teller og som nevner slik at man måler de kostnadene som er vesentlige og at nøkkeltallene er enhetlige. Å benytte norske standarder som grunnlag for nøkkeltallene kan øke sannsynligheten for at nøkkeltallene er enhetlige. Jeg har valgt å gjennomføre en undersøkelse blant studentsamskipnadene i Norge for å finne utbredelsen av og belyse bruk av nøkkeltall innen eiendomsforvaltning blant studentsamskipnadene. Med bakgrunn i teoriene om emnet nøkkeltall ble det foreslått og drøftet ett sett med nøkkeltall i forhold til kostnadseffektivitet, energieffektivitet og arealeffektivitet. På bakgrunn av formål og problemformulering samt teori, har jeg satt opp et spørreskjema som ble sendt ut til de 25 samskipnadene som er i Norge. Undersøkelsen skal forsøke å gi svar på hvor mange av samskipnadene som benytter nøkkeltall. Teorien om, og bruken av spørreundersøkelse drøftes i et eget metodekapittel hvor essensielle spørsmål om hva som egner seg for denne type undersøkelse, og validitet og reliabilitet belyses. De innkomne data er systematisert og analysert. Funnene fra denne undersøkelsen viser at de fleste samskipnader benytter nøkkeltall internt. Litt over en tredjedel benytter nøkkeltall eksternt til benchmarking. Kun en av samskipnadene som benytter nøkkeltall eksternt har norske standarder som grunnlag. Det er dermed vanskelig å vite om like-navnede nøkkeltall inneholder de samme grunnlagsdata, og om man da sammenligner på likt grunnlag. Funnene viser også at det er like stort fokus på inntektssiden som på kostnadssiden. Det er stor grad av samsvar mellom samskipnadenes nøkkeltall som de vil legge til grunn for benchmarking og det som er satt opp som forslag til nøkkeltall i avhandlingen. De fleste samskipnadene svarer positivt på å ta bruk eller videreutvikle nøkkeltall. Fem av de seks samskipnadene som ikke benytter nøkkeltall har et ønske om å starte med nøkkeltallbruk. Ut fra oppgavens problemstilling kan man, med bakgrunn i teorier og de empiriske funn konkludere med at bruk av nøkkeltall internt i samskipnadene, innen eiendomsforvaltning, ikke direkte kan føre til forbedring av kostnadseffektivitet, energieffektivitet og arealeffektivitet. For å oppnå effektivitetsforbedring som kan måles i forhold til andre samskipnader, må det gjennomføres en benchmarkingsprosess. Analyse av egne prosesser ved å se på påvirkningsfaktorene som finnes i forhold til nøkkeltallene, må gjennomføres for å finne tiltak som er nødvendig for å nærme seg ”beste praksis”. Benchmarking som en kontinuerlig prosess, kan bidra til å forbedre bedriftenes prestasjone