Hemmere og fremmere for gevinstrealisering : en fler-case studie i norske kommuner

Masteroppgave informasjonssystemer- Universitetet i Agder, 2014Veldig mange offentlige og private IT-prosjekter leverer ikke gevinster som ønsket eller forventet. For å bidra til å forbedre og øke antallet vellykkede prosjekter har det i de senere år blitt lagt større vekt på gevinstrealisering. Kommuner ønsker muligheten til å ta ut og synliggjøre flere gevinster i prosjektene de gjennomfører, samt muligheten til å vurdere hvorvidt et prosjekt har nok mulige gevinster til å rettferdiggjøre en gjennomførsel/oppstart. Gevinstrealisering kan løst beskrives slik; «not to make good forecasts but to make them come true … and IS/IT on its own does not deliver benefits.” Oppgaven er en kvalitativ, empirisk og fortolkende utforskning av prosjektdeltakeres opplevelse av gevinstrealisering og deres meninger om dette. Det er utført semi-strukturerte intervjuer med medlemmer av prosjektene, interessent, styringsgruppe o.l. samt observasjon av møter og analyse av dokumentasjon. I teorien finnes det «hemmere og fremmere» som belyser hvorfor prosjekter blir eller ikke blir gjennomført på en god måte, men det er lite empirisk data som understøtter disse konseptene. For å kunne få en bedre forståelse for hva det er som bidrar til ulike grader av vellykkede og mislykkede gevinstrealiseringsprosjekter, ser vi i denne studien på mulige hemmere og fremmere for gevinstrealisering, funnet ved litteraturstudie og å undersøke tre case i Aust-Agder fylkeskommune. Det ble gjennomført en litteraturstudie hvor det ble identifisert hemmere og fremmere. Listen denne studien resulterte i, har videre blitt tatt med og sammenlignet mot funn fra case og til slutt oppsummert i en endelig tabell over konsepter fra teori og case i kapittel 4. De tre casene som ble studert hadde alle en ulik utføring av arbeidet med gevinstrealiseringen. I det ene caset ble ikke gevinstrealisering sett på som nødvendig og derfor heller ikke tatt i bruk, i det andre ble gevinstrealisering nedprioritert til fordel for andre aktiviteter. Det siste caset gjorde en langt større innsats en de andre, men med en blanding av metodiske verktøy og ikke tilstrekkende erfaring ble det heller ikke her benyttet som tiltenkt. På tross av en mindre god utnyttelse av metoden, har vi påvist en rekke faktorer som påvirker arbeidet både negativt og positivt. Studien har vist at det er vanskelig å arbeide med gevinstrealisering i praksis, da metodikken er omfattende og tung. Casene som er studert ble alle introdusert til gevinstverktøyet fra KommIT etter at de innledende fasene av prosjektet var gjennomført. Det førte til at man ikke fikk benyttet metoden og verktøyet slik det er tiltenkt. Særlige problemer med gevinstrealisering funnet i case- og litteraturstudien var vanskeligheter med å tallfeste verdier, forståelse og bruk av verktøy og definering av gevinster og mål. Faktorer som er viktige for vellykket gevinstrealisering, er blant annet engasjement fra ledelsen, et felles forståelig rammeverk og opplæring av ansatte. Studien kan bidra til en bedre forståelse for hvilke faktorer som påvirker vellykket bruk av gevinstrealisering. Studiens resultater kan brukes som base for videre forskning og en praktikantliste som tydeliggjør de faktorene som i størst grad påvirker arbeidet med gevinstrealisering er utarbeidet. Det foreslås også forbedringspotensialer i metoden og verktøyet som benyttes