Prosjektarbeid som verktøy i endringsprosesser : en kvalitativ casestudie av prosjektarbeid som verktøy i endringsprosesser ved Universitetet i Nordland

Masteroppgave i bedriftsledelse (MBA) - Universitetet i Nordland, 2013Endring i organisasjoner er nødvendig for å skape forbedringer. Prosjektarbeid har vist seg å være en egnet metode for å oppnå vellykkede endringer i virksomheter. Spesielt i taktiske grep for å realisere strategier har prosjekter vist seg som en svært egnet arbeidsmåte. Denne oppgaven vil gjennom en kvalitativ casestudie av prosjekter ved Universitetet i Nordland, finne hvilke områder UiN bør forbedre for lettere å realisere strategiske mål. Problemstillingen i oppgaven er: ”Hvordan fungerer prosjekter som arbeidsform i endringsprosesser ved Universitetet i Nordland, og hvordan kan arbeidsformen videreutvikles for i større grad å oppnå strategiske mål?” For å kunne besvare denne problemstillingen, var det nødvendig å bryte den ned i følgende forskningsspørsmål 1. Hva er de sterke og svake sidene ved hvordan UiN initierer og gjennomfører prosjekter? 2. Hvordan kan UiN forbedre avkastningen fra prosjektvirksomheten? Casebedriften er Universitetet i Nordland, med avgrensning til administrativt initierte prosjekter. Teorivalget er gjort ut fra behovet for å kaste lys over modeller for endringsarbeid og bruk av prosjektarbeid som arbeidsmåte ved endringer i organisasjoner. Metodisk ble det valgt å utføre en kvalitativ casestudie, der det ble utført semistrukturerte intervjuer av fem strategisk kriteriebestemte informanter. Det understrekes at generaliseringen som er gjort i oppgaven kun er basert på fem intervjuer. De identifiserte forbedringsområdene berører kjernen i prosjektvirksomheten, og gir etter min mening valide forslag til hvilke forbedringer som bør gjennomføres for å øke avkastningen fra prosjektvirksomheten. Hovedkonklusjonen er at UiN har forbedringspotenisale i samtlige av de undersøkte faktorene som antas å påvirke prosjektsuksess. Forbedringsforslagene er delt inn prosjekttekniske forbedringsmuligheter og forbedringsforslag for de omliggende prosesser rundt prosjektene. De viktigste prosjekttekniske forbedringsmulighetene innebærer at prosjekteieren i større grad er involvert i fundamentet for prosjektet. Dette anbefales løst ved at det utarbeides et prosjektmandat før prosjektet starter. Prosjektmandatet vil sørge for at det er avklart hvem som er oppdragsgiveren, hvorfor prosjektet opprettes, hvilken endring prosjektarbeidet skal føre til i organisasjonen, hva endringen innebærer for arbeidstakerne som blir berørt av endringen, hva som må endres med systemet (det tekniske) og hva endringen innebærer for organisasjonen. Prosjektmandatet bør også inneholde hva prosjektet konkret skal levere til basisorganisasjonen, hvordan menneskelige ressurser blir fristilt for å jobbe i prosjektet og kostnadsrammen for prosjektet. Analysen viser også at det er avgjørende for en vellykket endring at de som skal bruke prosjektproduktet er involvert i prosessen med å formulere formål og mål for prosjektet. De foreslåtte forbedringene i de omliggende prosessene rundt prosjektene er at UiN først bør etablere et dokument som beskriver fundamentet for prosjektarbeid. Hensikten med dokumentet er å lage et grunnlag som danner basis for alt av prosjektarbeid, og å beskrive hva som er hensikten med å gjennomføre prosjekter. Dokumentet bør også beskrive de ulike rollene som inngår i prosjektarbeidet, hvilket ansvar som ligger til de ulike rollene, hvordan prosjekter på tvers av enheter skal håndteres og føringer for hvordan prosjekter bør prioriteres i forhold til hverandre. Det bør også søkes etablert langtidsplaner for utvikling av hver av enhetene ved UiN. Hensikten med langtidsplaner er å få etablert et forhold til hva som bør endres i de ulike enhetene. Ved å ha en slik plan vil det bli enklere å prioritere prosjekter i forhold til hverandre, fordi det vil bli enklere å se hva som er viktigst å få endret først. Endringsbehov på tvers av enhetene bør også fremkomme i planene. For å få institusjonalisert måten prosjekter initieres og gjennomføres på, bør det etableres et utviklingsprogram