Análisis y estrategias para reducir el consumo de papel en la administración pública

La generación de documentos en las Organizaciones constituye el medio más importante para las comunicaciones y el proceso de información. En ese sentido, el documento de archivo en soporte papel se ha vuelto sustancial para la toma de decisiones y fuente histórica de un país. Sin embargo, el crecimiento de la Administración Pública da como resultado, que cubra las necesidades propias de servicios en el país, como consecuencia abundancia de papel en los archivos. Por lo cual, los archivos en la Administración Pública presentan una serie de problemas en acumulación de documentos, que no se controlan en su generación, ni se administran de forma adecuada, haciendo un problema de grandes masas. En los Estados Unidos de Norteamérica, el problema de la acumulación de documentos, fue tratado en los años posteriores a la 2ª guerra mundial, sin embargo en países latinoamericanos en donde no se tuvo el problema en la misma escala, el crecimiento fue paulatino pero sin tratamiento, lo cierto es que hoy los archivos están saturados. Algunos factores que permiten controlar las grandes masas documentales, están vinculados a la gestión, la planeación documental, el análisis organizacional y desde luego a los sistemas archivísticos. Bajo este análisis, la optimización de recursos es un factor fundamental para la eficiencia de las instituciones de la Administración Pública