Criterios de valoración para documentos electrónicos de una institución de educación superior : estudio de caso – Fundación Universitaria - Uninpahu

Este estudio informa sobre los resultados de la investigación realizada con metodología de estudio de caso en la Fundación Universitaria UNINPAHU de la ciudad de Bogotá, respecto a los criterios utilizados en la valoración de los documentos electrónicos. La propuesta de investigación surge por el aumento progresivo del uso de las tecnologías de la información en las actividades de las instituciones y empresas que han tocado muy de fondo la gestión documental desde la creación o producción hasta la disposición final de los documentos, por lo que la autora al igual que otros estudiosos del tema de la valoración se interrogan sobre cuál será el tipo de valoración o criterios que se están aplicando o se deben aplicar a los documentos electrónicos. Desde la revisión de los antecedentes se logró establecer que la Valoración consiste en asignar los valores primarios y secundarios, para establecer el tiempo de retención en cada fase del archivo y que para el caso de los documentos electrónicos la valoración es un proceso permanente y continuo, el cual debe iniciar desde la planificación, creación y producción de los documentos, hasta la disposición final. Por otro lado guía este estudio el concepto de criterio entendido como una condición o regla que admite realizar una elección, lo que implica que sobre un criterio se puede basar una decisión o un juicio de valor y por ser la valoración documental un proceso que está presente en todo el ciclo de la gestión documental y que se fundamenta en analizar y establecer los valores primarios y secundarios, de las series documentales, precisando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de los documentos en cualquier soporte, requiere de criterios previamente establecidos, según las necesidades de la institución. La recolección de la información para la investigación se realizó a los procesos y subprocesos de la institución para lo cual se entrevistó a los líderes de cada uno de ellos, sobre la forma en que desarrollan la gestión de los documentos electrónicos y con base a categorías establecidas, se interrogó sobre los procesos de planeación, producción, gestión y trámite, los que se refieren a la forma como se planea, producen, tramitan y se gestionan los documentos; sobre la conservación y preservación a largo plazo de la información electrónica para que se mantenga y preserve para la recuperación de la información por parte de la institución y los ciudadanos y sobre la evaluación, selección y valoración la cual se relaciona con los valores primarios y secundarios, la asignación de tiempos de retención en cada fase del archivo y la selección para su conservación o eliminación. Los resultados expresaron que los criterios de valoración aplicados a los documentos electrónicos en la institución hacen relación con la relevancia, importancia, utilización, confidencialidad, veracidad e igualmente se concluye que además también los mismos criterios que se tienen en cuenta para los documentos electrónico