Möteskultur i Live Meeting : En utredande studie av resfria möten ur ett användarperspektiv

Syftet med den här rapporten är att undersöka hur mötena på distans inom Trafikverket Region Mitt fungerar ur ett användarperspektiv och vilka förbättringar som kan göras för att få en effektivare verksamhet och ge användare en bättre arbetsmiljö. Det visar sig att de anställda generellt är positivt inställda till resfria möten som mötesform men att det finns vissa problem. De vanligaste problemen är att ljudet inte fungerar korrekt och att användarna blir understimulerade av att ha tittat länge på en skärm. Tre förslag på lösningar presenteras. Det första är att satsa mer på utbildning för användarna samt att ställa krav på dem att lära sig visa funktioner i och med att Live Meeting används i deras dagliga arbete. Det andra är att använda kameran vid alla möten. Det finns stöd för kameraanvändning men det är något som idag inte används i särskilt stor utsträckning men som jag anser ger mer gemenskap och fler uppmärksamma deltagare. Det sista förslaget är att Trafikverket ska se över vilka mål de har med resfria möten och vilka möten som bör vara fysiska möten även i framtiden. Detta efter att ha noterat en tendens till att allt fler möten genomförs via Live Meeting.The purpose of this master thesis was to identify some of the problem areas concerning the use of computer based web conference systems at Trafikverket Region Mitt in Sweden. The aim was to propose some solutions to the problems found. The material was gathered by meeting observations and a survey among the users of Live Meeting at the department Samhälle at Trafikverket Region Mitt. The results show that most problems are related to sound and attention issues during the meetings. Most users are pleased with the benefits given by this way of meeting at a distance, but they are bothered by details that do not work properly such as confusion in how to use certain functions. The results were analysed seen in a usability perspective. There are three solutions presented. The first is to give the users more education for them to be able to use the system properly and with greater skill. The second solution is to use the camera at all meetings.The third proposal for better meetings is for Trafikverket to discuss the goal with having distance meetings and what types of meetings that always should be physical to guarantee high quality in the company