Communication in public procurement : An exploratory study on the communication between public authorities and small businesses

Offentlig upphandling används av den offentliga sektorn för att ingå avtal eller teckna kontrakt med leverantörer av varor och tjänster. Rapporter har visat att småföretag inte deltar i offentlig upphandling i samma utsträckning som större. Kostnader för företagen att ta fram anbud har angivits som orsak liksom att förfrågningsunderlagen är krångligt utformade och att kraven som ställs är irrelevanta. Kommunikationen mellan upphandlande myndigheter och företagen har beskrivits som otillräcklig och att kunskapen om det som upphandlas därmed blir lidande. Uppsatsens syfte är att undersöka kommunikationen mellan myndigheter och småföretag i samband med offentlig upphandling. Hur aktörerna kommunicerar, vilka hinder av kommunikativ karaktär som eventuellt förekommer samt hur dessa hinder kan övervinnas är de frågeställningar som använts. Med kvalitativ metod har aspekter av kommunikationen kunnat belysas. Sju halvstrukturerade samtalsintervjuer har genomförts med respondenter från både myndigheter och småföretag i Jönköpings län. Resultatet från undersökningen visar att aktörerna kommunicerar främst genom skriftliga former. Muntlig kommunikation undviks av myndigheterna för att värna om likabehandlingsprincipen. Det förekommer dock i vissa faser. Elektroniska kanaler används i många situationer. Företagen lämnar dock ofta sina anbud i fysisk form. Direkt kommunikation mellan aktörerna förekommer men det är indirekt kommunikation som är mest framträdande. Att formulera komplex information på ett tydligt sätt är ett av de hinder som framkommit. Hela processen måste tänkas ut i förväg av myndigheterna och förfrågningsunderlaget får normalt inte ändras i efterhand. Underlagen upplevs ibland vara väldigt omfattande och fulla av upprepningar. Oenighet om kravens betydelse för upphandlingens utgång råder. En del företagsrespondenter upplever att det ställs krav som inte tas hänsyn till, medan någon myndighetsrespondent menar att dessa krav ställs för att skapa en hög lägstanivå. Företagsrespondenterna vittnar om att det är enkelt att få svar på frågor angående otydligheter i förfrågningsunderlaget. Diskussioner om bättre lösningar på myndigheternas behov efterfrågas dock av leverantörer. Att använda ett elektroniskt upphandlingssystem kan underlätta för myndigheter i utvärderingsfasen. Systemet kan också ge anbudsgivaren en form av feedback på anbudet då det varnar för om krav har missats.Public procurement is conducted by public sector to purchase supplies and services. Studies show that small businesses do not participate in public procurement at the same extension as big businesses. Bureaucratic formulated tender specifications and irrelevant requirements are given as some possible reasons. The communication between procurers and suppliers has been described as unsatisfactory and as a consequence, the products being asked for by the procurers are seldom the best for satisfying their needs. The purpose for this thesis is to examine the communication between public authorities and small business in public procurement. The issues for the study are how the participants communicate, which communicative obstacles might occur and how these obstacles can be overcome. A qualitative approach has been used to illuminate different aspects of the communication. Seven long interviews with representatives from both public authorities and small businesses in Jönköping county has been conducted. The result shows that the participants communicate mostly through written communication. Verbal communication is being avoided by the authorities to protect the principle of equal treatment, though it was found in some phases of the procurement process. Electronic channels are used in many situations but the tenders are often delivered in physical form. Direct communication does exist even though indirect communication is more dominant. To formulate complex information in an explicit way is one of the obstacles that was observed in the study. The whole process has to be conceived by the procurers from the start, since the tender specification as a rule cannot be changed afterwards. The tender specifications are considered very extensive by respondents from small businesses, and recurrences of information are common. They also experience that some requirements being asked for do not fill a purpose for the outcome of the process. On the other hand, some authorities refer to that the requirements creates a high lowest level and that they do have a great importance. Respondents from the small businesses seem to consider it being easy to get their questions about uncertainties in the tender specification answered, but they also want greater possibilities to discuss alternative solutions to the authorities needs. The use of an electronic procurement tool can make the evaluation phase easier for the procurers. It can also give the suppliers a kind of feedback since the system alert if some requirements in the tender are not being fulfilled