Purchasers’ perspective on procurement of public works

Syfte: Lagen om offentlig upphandling tillämpas av alla myndigheter som upphandlar varor, tjänster och byggentreprenader med skattepengar. Syftet med denna studie är att få insikt över hur offentliga beställare tänker när de genomför upphandlingar av byggnader. Målet är att lista de faktorer som påverkar beslutfattandet angående kort och långsiktiga aspekter när en offentlig myndighet skall handla upp byggentreprenader samt att få förståelse för vilka egenskaper krävs av beställare för att kunna utföra enupphandling. Metod: Genom litteraturstudier undersöks hur lagen om offentlig upphandling är utformad, och vilka arbetsuppgifter en beställare har. Vidare studeras hur det kan bli fel och vilka konsekvenser som kan förekomma ifall beställaren upphandlar olagligt. I intervjuerna framkommer praktisk erfarenhet som beställare och fastighetsförvaltare har av LOU, hur de arbetar för att få fram den produkt de vill ha och vad som anses vara besvärligt med lagen. Resultat: Studien visar att beställarens arbete är omfattande och risken är stor att göra fel i upphandlingen. Egenskaper som påverkar beställarens arbete inkluderar erfarenhet, kompetens, branschkunskap. I litteraturstudien framkommer att ett anbud kan vinnas med lägsta pris, eller med ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Det sistnämnda beslutas genom att analysera mjuka parametrar, exempelvis driftkostnader, anbudsgivares organisation, genomförandetider m.m. Faktorer som påverkar beställarens valmöjligheter angående kort- och långsiktiga aspekter beror på branschkunskap, LOU:s utformning, organisationens struktur, politiska policys, miljöcertifieringar, entreprenadformer och byggnadens användningsområde. Mjuka parametrar kan vara svåra att kontrollera och kan leda till överklagan. De som ofta analyseras i dagsläget utöver pris är entreprenörens organisation. Pris är alltid en parameter som beställare analyserar och ofta den enda parameter som granskas. Konsekvenser: LOU finns för att gynna konkurrensen i landet och i EU. Vissa delar av lagen hämmar beställarens valmöjligheter och kan göra deras arbete krångligt att genomföra. Det är bra för alla som arbetar med LOU att förstå hur en beställare resonerar kring kvalitéer för en byggnad och hur de arbetar med anbudsutvärderingen. Begränsningar: Studien är begränsad till offentliga beställare som arbetar i kommuner med ca 100 000 invånare i storlek. Intervjuerna är begränsade till beställare och förvaltare. Studien undersöker beställares resonemang som arbetar med byggentreprenadupphandlingar.Purpose: The law of public procurement is used by all governments who procure products, services and public works using tax funds. The purpose of this study is to acquire an overview of how public purchasers’ reason regarding procurement of public works. The aim of this study is to list factors that affect decision-making regarding short and long-term aspects when a public government is to purchase public works, and to acquire an understanding of what personal qualities are needed to undergo a procurement. Method: Literature studies examine how the law of public procurement is designed,and what tasks a procurer has. Further studies are made on how things can go wrong and what the consequences can be if the purchaser undergoes an unlawful procurement. The interviews illustrate practical experience that procurers and property managershave on the law of public procurement, how they go about acquiring their wanted product and their views on what is problematic about this law. Findings: This study shows us that the procurers work is comprehensive and that there is a big risk of doing something wrong in the procurement. Qualities that affect aprocurer’s work include experience, competence and knowledge of the industry. The literature studies show that a bid can be won by the lowest cost, or by the most economically advantageous tender. The latter is determined through analysing soft parameters, such as operating costs, the bidders’ organisation, production times and more. Factors that affect the procurers options regarding short and long-term aspects depends on industry knowledge, configuration of the public procurement law, structure of the organisation, political policies, environmental certifications, type of contracting and the usage of the building. Soft parameters can be difficult to control and can lead to a judicial appeal. What is currently analysed other than price is usually is the organisation of the contractor. Price is always a parameter that procurers analyse and often the only one. Implications: The public procurement law exists to favour competition in the nationand in EU. Some parts of law inhibits procures’ options and can make their work difficult to carry out. How procurers’ reason on choice of qualities of buildings and how they work with evaluating bids are good things to know for anyone involved with the public procurement law. Limitations: This study is limited to public procurers working in municipalities of about 100 000 inhabitants. The interviews are restricted to procurers and property managers. The study investigates how buyers working with procurement of public works reason