Sociala Intranät : Dess användning, möjligheter och risker

Organizations over the world increasingly start to realize the possibilities of the use of a social intranet, also known as Enterprise 2.0. The social intranets can be used to collaborate and communicate with colleagues in the workplace. Both Cook (2008) and Coope (Barnett, 2011) say that Enterprise 2.0 is about to fundamentally change the way organizations communicate. But do companies know how these tools can be used? The study emanates from three questions: How can social intranets be used in business? How can internal communication and collaboration get easier through the use of a social intranet? What are the possible risks with the use of social intranets? In this study we have in a qualitative manner been interviewing two companies that currently use social intranets in their daily activities – Securitas and Skåneme-jerier. The interviews where performed via telephone with two people familiar with the respective social intranets. We have also sent out a questionnaire via e-mail to a user group of each company's intranet, to gain knowledge of users' opi-nions. The interviews show that both companies agree that it is important for peers to communicate and exchange information and knowledge with each other. The so-cial intranets are used both for communication, collecting employees' knowledge, and to ease the employees information need by gathering all information at the same place. Respondents also pointed out the advantage of written information and knowledge. As it is written it is also searchable. It will also remain in the organiza-tion even though the creator might leave the company. The fact that all users can edit for example wikis and files on the intranet can be used to keep information up to date.Organisationer börjar i allt större grad inse möjligheterna med att använda sociala intranät, också kallat Enterprise 2.0, för att samarbeta och kommunicera i arbetet. Både Cook (2008) och Coope (Barnett, 2011) menar att Enterprise 2.0 är på väg att fundamentalt ändra de sätt som en organisation kommunicerar på. Användningen av sociala verktyg, som till exempel ett socialt intranät, breder ut sig i företag världen över. Även i Sverige ökar användningen, men hur används egentligen dessa intranät? Studien tar utgångspunkt i tre frågor: Hur kan sociala intranät användas i företag? Hur kan sociala intranät användas för att underlätta intern kommunikation och samarbeten inom företag? Vilka eventuella risker finns med användningen av sociala intranät? I studien har vi valt att kvalitativt intervjua två företag som idag använder sociala intranät i sin dagliga verksamhet – Securitas och Skånemejerier. Vi genomförde telefonintervjuer med två personer insatta i arbetet med respektive socialt intranät. Vi har också skickat ut ett frågeformulär per e-post till en användargrupp av de båda företagens sociala intranät, för att få kunskap om användarnas åsikter. Både Securitas och Skånemejerier är överens om att det är viktigt att kollegor kommunicerar och utbyter information och kunskap med varandra. De sociala intranäten används bland annat för att samla in de anställdas kunskap, i syfte att nå konkurrensfördelar. Tanken är också att de anställda enkelt ska kunna finna all den information och hjälp de behöver på intranätet, för att kunna utföra sina dagliga affärsprocesser. Det anses också av respondenterna viktigt med en ”kommunikativ kultur” i organisationen, något som ett socialt intranät kan stödja. De anställda kan på ett enkelt sätt genom ett socialt intranät ventilera åsikter och utbyta information. De båda intranäten innehåller bloggar, forum, statusuppdateringar etcetera för att ge de anställda flera olika kanaler att använda beroende på situation. Respondenterna påpekade även fördelen med nedskriven information och kunskap. Genom att den är nedskriven är den även sökbar. Den kommer också att finnas kvar i organisationen trots att skaparen eventuellt lämnar företaget. Samtliga användare kan redigera exempelvis wikis och filer på intranätet, vilket gör att dessa behållas uppdaterade