Standardiserat utförande och förbättring av avropsprocessen : En fallstudie på Balco AB

Course: Degree project in logistics, 4FE05E, spring 2013 Author: Maria Wennberg Supervisor: Petra Andersson Examiner: Helena Forslund Title: Standardization and improvement of the outbound process execution Background: Transportation represents a critical part of companies’ logistics. Special management and control is needed when using a third party logistics. Balco uses a third party logistics for their deliveries of balcony parts and before it takes place the outbound process is executed. Currently, Balco experience difficulties with the process’ many ways to be performed by the project managers and logistics department. It results in unnecessary expenditure of time, as well as quality problems and additional costs. A standardized and improved outbound process that guarantees the same execution should resolve the problems that Balco now is experiencing. Purpose: to identify the present situation by describing and mapping in what ways the project managers and logistics department execute the outbound process. This to identify where it exists differences that results in unnecessary expenditure of time. The purpose is also to provide suggestions for improvement based on the existing differences and problems, to enable reduction of unnecessary expenditure of time. Method: The research is a qualitative case study of Balco AB where the data collection was conducted by interviews, observations and focus groups. First, the outbound process was mapped and timed. Then the existing differences and problems were identified. Remaining parts of the research consists of the standardization of the outbound process and improvements of the inventory, which are presented in separate chapters. Conclusions: It exists differences in the execution of the outbound process between project managers and the logistics department that results in unnecessary expenditure of time. With a standardization 24 to 52 minutes can be saved, depending on who is executing the process. Improved article placement, inventory zones and coding can reduce the expenditure of time with another 31 minutes. Balco needs to ensure that the standardization is followed, purchase electronic tablets, introduce an inventory system, divide the inventory areas into zones and initiate electronic bar coding. Besides from the reduced expenditure of time, Balco should also be able to experience fewer errors, increased quality as well as decreased costs.Kurs: Examensarbete i logistik för Civilekonomprogrammet, 4FE05E, VT13 Författare: Maria Wennberg Handledare: Petra Andersson Examinator: Helena Forslund Titel: Standardiserat utförande och förbättring av avropsprocessen Bakgrund: Transport utgör en avgörande del av ett företags logistik. När en tredjepartslogistiker nyttjas för att uträtta transporterna så krävs särskild styrning och kontroll. Balco använder tredjepartslogistiker till sina utleveranser av balkongdelar och innan delarna hämtas utförs avropsprocessen. För närvarande upplever Balco problem med att processen utförs på olika sätt av projektledare och logistikavdelningen. Det resulterar i onödig tidsåtgång, men också kvalitetsproblem och extra kostnader. En standardiserad och förbättrad avropsprocess som garanterar ett gemensamt utförande kan lösa företagets nu upplevda problem. Syfte: att identifiera nuläget genom att beskriva och kartlägga på vilka sätt projektledarna och logistikavdelningen utför avropsprocessen för att identifiera var det förekommer skillnader och brister som leder till onödig tidsåtgång. Syftet är också att utifrån förekommande skillnader och brister ge förslag på standardisering av processen och förbättringar för att möjliggöra reducering av onödig tidsåtgång. Metod: Rapporten är en kvalitativ fallstudie på Balco AB där datainsamlingen skett genom semi-strukturerade intervjuer, direkta observationer och fokusgrupper. Först genomfördes processkartläggning av avropsprocessens utföranden tillsammans med tidtagning av processens tidsåtgång. Utifrån det identifierades förekommande skillnader och brister. Resterande kapitel i rapporten är uppdelad efter att en del av den onödiga tidsåtgången kan reduceras med en standardisering av avropsprocessen och att annan onödig tidsåtgång kan reduceras genom förbättringar av lagret som presenteras i separata kapitel. Slutsatser: Det förekommer skillnader i utföranden av avropsprocessen mellan olika projektledare och logistikavdelningen som leder till onödig tidsåtgång. Genom ett standardiserat utförande kan 24 till 52 minuter onödig tidsåtgång reduceras, beroende på vem som utför processen. Förbättrad artikelplacering, zonindelning och märkning av delarna kan göra ytterligare 41 minuter reducerad tidsåtgång i avropsprocessen möjlig. Balco måste se till så standardiseringen efterföljs, köpa elektroniska läsplattor till logistikavdelningen, införa ett lagersystem, dela in lagret i zoner samt införskaffa elektronisk märkning med hjälp av streckkoder. Det skulle troligtvis förutom reducerad onödig tidsåtgång resultera i färre fel, ökad kvalitet i processen samt andra relaterade processer och lägre kostnader