Home care for the elders in Växjö municipality : A case study about personnel and route planning

Kurs: Examensarbete i logistik för Civilekonomprogrammet, 4FE19E, VT17 Författare: Martin Norén och Kristoffer Nählstedt Handledare: Hana Hulthén Examinator: Helena Forslund Titel: Hemtjänsten i Växjö kommun - En fallstudie om personal- och ruttplanering Bakgrund: Boendeformen särskilt boende har minskat påtagligt de senaste åren och förväntas minska ytterligare i framtiden. Samtidigt ökar andelen äldre som är i behov av vård och omsorg. Ett sätt att lösa detta är att förlägga omsorgsvården på hemtjänsten. För att klara sitt uppdrag använder hemtjänstenheter idag sig av olika planeringsverktyg som är tänkt att säkerställa att en kostnadseffektiv hemtjänst kan bedrivas samtidigt som den inte ska ge avkall på kvalitén av omsorg. Det ökade trycket på hemtjänsten kräver dock mycket resurser och det är idag svårt att klara av att nå upp till de interna målen som ställts på organisationen under denna föränderliga tid. Därför är det viktigare än någonsin med effektiva planeringsprocesser som kan underlätta och stödja hemtjänsten i sina åtaganden. Syfte: Syftet med studien är att effektivisera hemtjänstenheters planeringsprocesser. Avsikten med effektiviseringen är att uppnå en mer kostnadseffektiv hemtjänst som når måluppfyllelsen inom kontinuitet och brukartid. Metod: Studien är en fallstudie som genomförts i Växjö kommuns omsorgsenhet. Med hjälp av semi-strukturerade intervjuer, insamling av kvalitativ och kvantitativ data har studien kunnat inhämta empiriskt material. En processkartläggning genomfördes och författarna identifierade slöserier och presenterade sedan förbättringsförslag med stöd från åtskilliga teorier. Slutsatser: Författarna lyckades lägga fram förbättringsförslag på alla de tre planeringsprocesser som studien lyckades identifiera. Först lades förbättringsförslag av både kvantitativ och kvalitativ karaktär fram med avsikten att säkerställa kompetensförsörjningen i organisationen. I ruttplaneringsprocessen delade författarna upp hemtjänstenheten Vikaholm i två olika grupper baserat på dess geografiska placeringar och lyckades därigenom förbättra både kontinuiteten och brukartiden samtidigt som kostnaden sjönk för organisationen som helhet. Efter observationer och intervjuer på de olika arbetsgrupperna framkom slutligen fler förbättringsförslag på hur hemtjänstenheter skulle kunna arbeta för att effektivisera sin schemaläggningsprocess ytterligare. Nyckelord: Hemtjänst, äldreomsorg, kontinuitet, brukartid, planering, planeringsprocesser, processkartläggning, ruttplanering, prognostisering.Course: Examensarbete i logistik för Civilekonomprogrammet, 4FE19E, VT17 Authors: Martin Norén and Kristoffer Nählstedt Tutor: Hana Hulthén Examiner: Helena Forslund Title: Home care for the elders in Växjö municipality - A case study about personnel and route planning Background: In Sweden the amount of people living in an assisted living have reduced significantly during the recent years and is predicted to be reduced even more. At the mean time the amount of elders in need of care is increasing. One way of solving this is by the use of home care. To handle its duty home care units use different kinds of planning tools to ensure quality of the care and that the home care is being cost efficient. The increased demand on the home care service requires a lot of resources and it is today very hard to achieve the internal goals which have been set up by the organisation. Therefore it is now more important than ever with efficient planning processes that can ease and support the home care service in its obligations. Purpose: The purpose of the study is to streamline the planning process in elder care units. The streamlined planning process intends to achieve a more cost efficient elder care, that achieves the objectives concerning continuity and time spent with the elders. Method: The study is a case study, which have been carried out in the municipality of Växjö. With the use of semi-structured interviews, gathering of qualitative and quantitative data the study have been able to obtain empirical material. In order to identify waste the authors used process mapping and then later on proposed improvements with support from a number of theories. Conclusions: The authors managed to propose improvements on all of three identified planning processes. Firstly, the study presented the proposed improvements on the process of ensuring competent personnel with the use of both qualitative and quantitative data. In the route planning process the authors split the home care unit of Vikaholm into two units, based on the locations of the elders. Thereby the authors managed to improve all of the three main goals of the home care unit; continuity, economy and the amount of time the care takers spend with the elders. Observations and interviews on the different units lead to the conclusion of potential improvements on how home care units could work to be more efficient in their scheduling processes. Keywords: Home care, elder care, time spent with the elder, planning, process planning, process mapping, route planning, forecasting