Proposal and evaluation of performance indicators for strategic management of the laboratory units in the higher research and teaching institution that impacts on human health

Laboratory management has become essential due to health and enviroment concerns. Knowing all the processes and activities developed at the units and adopting good indicators to evaluate the performance, facilitates the internal control of the laboratories. The use of the indicators combined with management tools such as Total Quality Management, Process Redesign, ISO Standards, Lean Thinking and Error Management may provide a significant improvement at the efficiency. This Biomedical Engineering work, with Clinical Engineering and Management lines of research, aims at selecting and evaluating indicators that facilitate the internal control of the laboratories and induces its use by the decision makers and everyone in the Clinical Engineering. The internal control allows the detection of misapplications and corrections in the routine performance, thus providing a reliable work in the research results, tests and exams reports. The methodology consisted in selecting a set of indicators from the routines used in clinical laboratories because there is greater experience and publications at the management area. This set of indicators was applied to two laboratory profiles: laboratories that influence health directly and laboratories whose results of researches could affect the enviroment and, this way, impact indirectly on human heatlh. Sustained by works of the specialized literature by credible authors, 30 indicators were selected contemplating a Previous Evaluation and the categories of Leading Indicators, Public Responsability, Strategic Planning, Strategic Operationalization and User Group. The indicators tried to explore the activities routine and the involvement of the participants and users in the management of the Odontology, Nutrition and Pharmacology university laboratories (with a direct influence over health) and Veterinary, Agronomy and Zootechny university laboratories (with an indirect influence over health). To each indicator it was outlined three options of answers that allowed the analyses of the existence of the routine practice, its intensity and the participants’ vision concerning the management of the laboratory unit. The results were analyzed comparatively and proportionally into three approaches. In the first analysis, each answer option of each indicator was compared among all laboratories. In the second analysis, each answer option of each indicator was compared between the two strata. In the third analysis it was compared the percentage of each strata between all the answers. Being established the tolerance limit, it can be identified: the indicators that meet the expectations, to which strata it belongs and in what proportion. The indicator with major commitment in management and from how many participants no care of the indicator is expected can also be identified. With the proposed methodology it was possible to visualize the reality of the laboratory unit, verify the flexibility of establishing the limit of priorities acceptance and realize that with the use of the management tools it is possible to expect great results with small interventions.A gestão de laboratório tornou-se essencial em razão da preocupação com a saúde e com o meio ambiente. Conhecer todos os processos e atividades desenvolvidas nessas unidades e adotar bons indicadores para avaliar o desempenho, facilitam o controle interno do laboratório. O uso combinado dos indicadores com as ferramentas de gestão como Gestão da Qualidade Total, Redesenho de Processos, Normas ISO, Pensamento Lean e Gestão do Erro, poderão propiciar uma melhora significativa na eficiência. Esse trabalho de Engenharia Biomédica, com linha de pesquisa em Engenharia Clínica e Gestão, tem como objetivo selecionar e avaliar indicadores que facilitem o controle interno de laboratórios e provoquem seu uso pelos tomadores de decisão e todos da Engenharia Clínica. O controle interno permite detectar desvios e realizar correções no desempenho das rotinas, prestando assim um serviço com confiabilidade nos resultados das pesquisas e laudo de testes e exames. A metodologia constou em selecionar um conjunto de indicadores a partir das rotinas utilizadas em laboratório clínico, por dispor de maior experiência e publicações na área de gestão. Este conjunto de indicadores foi aplicado em dois perfis de laboratórios: em um estrato, laboratórios que influenciam diretamente a saúde e em outro estrato, laboratórios que, o resultado de suas pesquisas possa alterar o meio ambiente e, dessa forma, impactar indiretamente a saúde humana. Sustentado em trabalhos da literatura especializada de autores conceituados, selecionou-se 30 indicadores contemplando uma Avaliação Prévia e as categorias de Indicadores de Liderança, de Responsabilidade Pública, de Planejamento Estratégico, de Operacionalização Estratégica e dos Grupos de Usuários. Os indicadores buscaram explorar a rotina das atividades e o envolvimento dos participantes e usuários na gestão de laboratórios universitários de Odontologia, Nutrição e Farmacologia (laboratórios com influência direta sobre a saúde) e laboratórios universitários de Veterinária, Agronomia e Zootecnia (laboratórios com influência indireta sobre a saúde). Para cada Indicador foram delineadas três opções de respostas que permitisse analisar a existência da prática, da rotina, sua intensidade e a visão do participante quanto à administração da unidade laboratorial. Os resultados foram analisados comparativa e proporcionalmente em três abordagens. Na primeira análise, cada opção de resposta de cada indicador foi comparada entre todos os laboratórios. Na segunda análise, cada opção de resposta de cada indicador foi comparada entre os dois estratos. E na terceira análise, foi comparado o percentual de cada opção entre todas as respostas. Estabelecido o limite de tolerância, pode-se identificar: os indicadores que atendem a expectativa, a qual estrato pertence e em que proporção. Da mesma forma pode-se identificar os indicadores com maior comprometimento na gestão e de quantos participantes espera-se o não atendimento do indicador. Com a metodologia proposta foi possível visualizar a realidade da unidade laboratorial, verificar a flexibilidade em estabelecer o limite de aceitação por prioridades e perceber que com o uso das ferramentas de gestão é possível, com pequenas intervenções, esperar grandes resultados