Handläggares praktiska makt över bevarande och gallring : En studie hos svenska statliga myndigheter

I och med att det finns en möjlighet till otillåten gallring, och därmed risk för allmänhetens bristande insyn i svenska statliga myndigheters verksamhet, var syftet med denna uppsats att se i vilken utsträckning en handläggare har praktisk makt över bevarande och gallring hos svenska statliga myndigheter. Vidare var uppsatsens syfte att redovisa vilka faktorer i myndigheternas egen verksamhet som bidrog till utfallet av hur handläggare hanterade bevarande och gallring. Som metod har intervjuer gjorts med arkivarier och handläggare på två olika svenska statliga myndigheter för att se om myndigheternas verksamheter påverkade hur handläggare valde att bevara eller gallra handlingar som de hanterade. I undersökningen deltog en mindre myndighet och en större myndighet med syftet att undersöka om olika verksamheter kunde påverka vem som hade den praktiska makten över bevarande och gallring hos myndigheterna. Som teorimodell användes verksamhetsteorin och verksamhetssystemet för att systematisera och redovisa resultaten av undersökningarna. Ännu en teorimodell som lyftes fram i uppsatsen var Records Continuum Model som visade på informationens olika dimensioner och vikten av att fånga och organisera handlingar så att det finns en möjlighet att tillgängliggöra dem. De två fallstudierna visade att det förekom att handlingar inte hanterades efter de regler och rutiner som tagits fram för den ena av myndigheterna. Resultatet visade också att hur verksamheten såg ut hos myndigheten starkt påverkade den praktiska makten som handläggare gavs för att ta ställning till bevarande och gallring av vissa handlingar. Resultatet visade att för en myndighet med många anställda och större informationsflöden har arkivarien svårt att nå ut med information och rutiner på ett bra sätt och handläggare hade mindre tid till att värdera informationen.There is a suspicion of increased destruction of documents when the Administrative Officer manages the records appraisal in Swedish government authorities, which can lead to a problem regarding the transparency and public access to information. The aim of this thesis was to contribute with knowledge about in which extent an Administrative Officer has the power over practical records appraisal in Swedish government authorities and to find out if the practical power depended on activities within the agencies. Interviews with Archivists and Administrative Officers at two different Swedish government authorities were conducted in order to see if the activities within the authorities affected how Administrative Officers handled the records appraisal. The study involved a small and a large authority to examine whether different activities could affect the practical power over records appraisal. The activity theory was used to introduce, present and analyze the survey results. Records Continuum Model is another theory model that was highlighted in the thesis to show the importance of planning the records management even before a record is created. The result of the case studies showed that there were records not handled according to the rules and policies for one of the studied authorities. It was revealed that Administrative Officers had some practical power over appraisal. The result also showed that the activities within the authorities strongly affected the practical power which Administrative Officers was given. It was shown that, in an authority with a large number of employees and greater flow of information, the Archivist did not reach out with information and routines to the employees. Administrative Officers also had less time to evaluate information when the number of e-mail was a problem