Application of human, technology and organization perspectives in a process-oriented change analysis : A case study of change proposals' possible effects on IT systems and the enterprise as a whole

Verksamheter behöver ofta hantera förändringar och anpassningar inom organisationen, beroende av inre orsaker eller förändringar utanför verksamheten. Detta medför att verksamheter behöver planera och genomföra förändringar som påverkar människor, IT-system och organisationens struktur. Knutet till förändringar finns det ofta även idag krav om effektivisering och renodling av verksamheter för att optimera affärsprocesser. Det finns alltså en strategisk anledning för verksamheter att undersöka hur förändringar i arbetsflöden, IT-system eller rutiner kan inverka på verksamheten innan de införs för att förstå möjliga effekter. Användning av olika perspektiv är ett sätt att förbereda sig på vad förändringar kan innebära för verksamheter. Vi har i denna uppsats använt perspektiven människa, teknik och organisation, vilka har utgått från Rollenhagens (1997) syn på dessa, men som har kompletterats med teorier om bland annat IT-arkitektur och systemförvaltning. Perspektiven har avgränsats från ett av Rollenhagen omfattande material så att de har blivit hanterbara men de har även till viss del utvecklats för att passa den undersökta organisationen. Perspektivet teknik kan med fördel anpassas till verksamheten som ska undersökas, för att ge en större förståelse för verksamheter, som idag innefattar stora och flera IT-system, lika väl som människor och komplexa organisationsstrukturer. Vi har i denna uppsats funnit att perspektiven kan ge oss som undersökare möjlighet att analysera inte bara föreslagna förändringars inverkan på verksamheter, utan även att perspektiven människa, teknik och organisation kan ge en förståelse för verksamheters sammansättning och komplexitet vid verksamhetsanalys. Vi har med perspektiven kunnat tränga in i denna komplexitet och få en förståelse för hur verksamhetens olika delar samverkar, inverkar eller motverkar med varandra i olika sammanhang. I denna uppsats har ambitionen varit att undersöka hur man kan förbättra förutsättningarna att få en förståelse för hur föreslagna förändringsåtgärder inverkar på en verksamhet. För att uppnå detta intar vi rollen som forskare och anlägger perspektiven människa, teknik och organisation som en verksamhetssyn och analyserar genom den möjliga effekter i verksamheten. För att kunna undersöka detta har vi som konsulter, genomfört en processorienterad förändringsanalys på en verksamhet som använder IT-system som stöd för sina affärsprocesser. Förändringsanalysen resulterar i en verksamhetsanalys med beskrivningar av verksamheten i text och i grafer, vilka i sin tur utmynnar i förändringsåtgärder. Vi har i verksamhetsanalysen modellerat verksamheten med hjälp av notationstekniken UML, som kan användas vid framtida systemutveckling för verksamheten. Vi finner att den undersökta verksamheten upplever processer som arbetsamma på grund av ett otillräckligt stöd från IT-systemen. Detta grundar sig i att verksamheten saknar en tydlig IT-strategi samt att ansvaret och arbetet med att förvalta IT-systemen ligger på funktioner utanför den undersökta verksamheten