Kvalitet i upphandling : En studie vid tekniska kontoret i Norrköpings kommun

Offentlig upphandling syftar till att genom konkurrensutsättning av inköp i offentlig verksamhet generera goda affärer med skattefinansierade medel. Uppföljning av offentliga upphandlingsavtal är dock eftersatt hos många upphandlande myndigheter. Otydliga och otillräckliga krav på anbudsgivare, resursbrist samt bristande rutiner bidrar till bristande uppföljning och detta får allvarliga konsekvenser eftersom uppföljning av de krav som ställts i upphandlingar är förutsättningar för att erhålla god upphandlingskvalitet. Denna studie undersöker hur upphandlingskvaliteten i offentlig upphandling kan säkerställas och förbättras samt hur uppföljningen av denna kvalitet kan understödja detta arbete. Rapporten undersöker även hur användning av nyckeltal kan understödja uppföljningarbetet och därmed bidra en bättre upphandlingskvalitet. Flertalet intervjuer har använts för att samla djupgående information från upphandlingsverksamheten, vilka faktorer som är viktiga att ta hänsyn till i upphandlingarna för att generera god kvalitet och vilka problem som finns. En enkätundersökning har också genomförts för att styrka de argument som framkom vid intervjuerna. Med stöd i den litteraturstudie som genomförts identifierades flera faktorer som påverkar kvaliteten i offentliga upphandlingar. Centralt är att möjliggöra för en optimal användning av de resurser som finns och att prioritera uppföljningsarbetet i större utsträckning. Detta kräver fler stickprov för att samla information från upphandlingarna och för att återfå kontroll över upphandlingsavtalen. Fler stickprovskontroller kan i sin tur generera en direkt positiv påverkan på kvaliteten i upphandlingarna eftersom incitamenten för leverantörerna att hålla en god kvalitet på sitt arbete därmed blir fler. Med fler kontroller följer också värdefull information om processen som kan användas internt för att öka det organisatoriska lärandet samt inleda en god spiral som möjliggör kontinuerliga förbättringar av såväl upphandlingskvalitet som uppföljningsarbete. Utifrån detta har förslag på tio konkreta nyckeltal tagits fram. Nyckeltalen relateras till fyra mätperspektiv vilka kallas Goda affärer, Relationer, Interna processer samt Lärande och utveckling. Mätetalen bör sammanställas på regelbunden basis, exempelvis varje vecka eller månad. Dessa nyckeltal kompletterar varandra och flera av dem kan med fördel presenteras tillsammans vid jämförelser över tid för att illustrera resultatet av förändringar och för att skapa motivation genom visualisering av åstadkomna förbättringar