Analisi e Miglioramento del processo di gestione del farmaco: il caso NOA

Sommario Lo studio condotto durante il periodo di tirocinio svolto presso le strutture del NOA (Nuovo Ospedale Apuano - Massa), analizza il processo di approvvigionamento e di gestione dei farmaci, con l’obiettivo di aumentare la qualità e la prevedibilità dei processi di fornitura e consumo, attraverso metodi di previsione ed ottimizzazione, integrati in pratiche avanzate di gestione logistica. Grazie alle analisi condotte, è stato possibile far emergere le lacune dell’attuale sistema di gestione (software, procedure, metodologie e tecniche messe in atto) proponendo alla direzione sanitaria soluzioni che, nel breve e nel lungo periodo, permettano una riduzione dei costi e al tempo stesso il miglioramento della qualità del servizio prodotto. Quanto esposto si inquadra in un progetto più ampio, descritto, analizzato e sviluppato in parte in questo percorso di tesi. Abstract The study conducted during the training period at the NOA structures (New Apuan Hospital - Massa), analyzes the process of supplying and medication management, with the aim of increasing the quality and predictability of supply and consumption processes, through forecasting and optimization methods, integrated into advanced logistic management practices. Thanks to the analyzes conducted, it was possible to highlight the gaps in the current management system (software, procedures, methodologies and techniques implemented) proposing to health management, solutions that in short and long terms, allow for a reduction of costs and at the same time improving the quality of the product service. The above is part of a larger project, described, analyzed and developed in part in this thesis. SINTESI OBIETTIVI E AMBITO DELLA TESI Il progetto di tirocinio intende: analizzare il circuito compiuto dal farmaco, individuandone punti di forza e punti di debolezza; analizzare le modalità di gestione dei magazzini e delle scorte, al fine di individuarne criticità ed opportunità di miglioramento; determinare i volumi e il fabbisogno di approvvigionamento; assicurare l’economicità degli acquisti, garantendo la continua presenza di prodotti a magazzino e il rispetto degli standard di qualità previsti; sviluppare metodi per il supporto alle decisioni di reintegro, anche a livello micro (reparto), allo scopo di fornire suggerimenti su quantitativi e tempistica d’ordine; analizzare lo scenario di riferimento al fine di elaborare i requisiti funzionali necessari a supportare le attività di realizzazione del sistema informativo, che avrà il compito di gestire le attività di fornitura; realizzare documenti e/o linee guida che facilitino l’operato e la gestione delle scorte; analizzare i software utilizzati nel campo della gestione dell’approvvigionamento e delle scorte, al fine di rilevarne punti di forza, punti di debolezza e macro funzioni utili al nuovo software; analizzare le soluzioni e le tecnologie che, in campo sanitario, consentono di ottenere automatizzazione dei reparti. Il progetto si colloca in un ambiente complesso, con l’obiettivo di voler procedere ad un abbattimento dei costi e alla riduzione degli sprechi, acquisendo, valutando e se è necessario migliorando le buone pratiche esistenti, operando sempre più in un’ottica di “magazzino virtuale distribuito”. MODALITA’ DI CONDUZIONE DEL LAVORO Il lavoro svolto è stato condotto secondo la seguente sequenza: Prima di tutto si è provveduto ad uno studio approfondito della teoria nel campo della logistica farmaceutica italiana, nella gestione e nelle modalità di conservazione dei farmaci. In secondo luogo sono state condotte le analisi sul processo di gestione del farmaco e sui software utilizzati presso altri presidi ospedalieri. Come terzo passo sono stati elaborati i requisiti funzionali del software oggetto di studio ed è stata condotta l’analisi sui farmaci acquistati e somministrati nel reparto di Sub-Intensiva nell’anno 2016. Infine, come ultimo passo, è stato condotto uno studio sulle soluzioni e sulle tecnologie che potrebbero consentire una maggiore informatizzazione e automazione del processo di gestione dei farmaci nei reparti. LOGISTICA FARMACEUTICA & LINFA In un’ottica che spinge sempre più verso una riduzione dei costi e una limitazione degli sprechi, in Italia nell’ultimo decennio sono molte le azioni che mirano ad una ottimizzazione della filiera del farmaco. Pertanto, sotto la lente di ingrandimento vi è l’intero percorso che va dal fornitore al posto letto del paziente, il quale impatterà sui processi clinico-assistenziali, sulla qualità dei servizi erogati e, non in ultimo, sulla spesa. Considerando le confezioni di medicinali scaduti e gli apparecchi inutilizzati, in Italia, ogni anno, vengono sprecate risorse per circa due miliardi di euro. Di fronte a questo dato, l’intento dell’indagine è quello di semplificare, razionalizzare ed apportare significative migliorie ai processi di approvvigionamento e distribuzione dei farmaci. Il Progetto della ”Logistica Intelligente del Farmaco” trae origine dall'idea di fornire strumenti a supporto delle decisioni a livello di reparto, per facilitare il compito degli operatori che si occupano dell'emissione degli ordini e della gestione delle scorte. In questo modo, il sistema dovrà fornire meccanismi di gestione tattica della scorta, fungere a supporto alle decisioni, possedere meccanismi ottimizzati e prevedibili di condivisione degli ordini, consentire il trasferimento interno di confezioni o dosi, con l'intento di minimizzare il ricorso a forniture di urgenza, ma anche di ridurre la dispersione delle scorte e il deterioramento per scadenza, mantenendo un elevato livello di prevedibilità e controllo del rischio. ANALISI AS-IS PROCESSO DI GESTIONE DEL FARMACO Il circuito compiuto dal farmaco all’interno del NOA può essere sintetizzato in 2 macro-processi: GESTIONE DELLA TERAPIA: diviso in prescrizione e validazione della cura, preparazione della terapia, somministrazione del farmaco; GESTIONE DEL FARMACO: suddiviso in processo di gestione delle scorte, processo di approvvigionamento dei farmaci, processo di ricezione e stoccaggio dei farmaci in reparto