Efficient knowledge transfer : An investigation of a departments’ current situation at ABB Robotics

The pace of product development is increasing. It is important to keep high quality in the products even though the time for product development decreases. Those companies which can utilize previous experiences are positioned with a significant competitive advantage. To ABB Robotics it has become evident that the knowledge transfer process within the product development department is inadequate. This study was a result and an attempt to address this unsatisfactory insight. The main purpose of this study was, through reviews of the departments’ organisation, processes and technology, to provide recommendations with the opportunity to optimize the streamlining of the knowledge transfer process. An empirical study based on interviews and observations was conducted parallel to a literature study. In the analysis, the theoretical framework was compared with collected empirical data. Different areas were analysed, such as how different groups work together and how the documentation process displays employee experience. It is also discussed how computer-aided systems can be utilized to facilitate information and the transfer of knowledge. The conclusions show that the department has already started the journey towards a more effective knowledge transfer process. A renovation in order to accomplish an open office landscape and a newly founded information letter to the employees are examples of this. However, there are also a number of areas with potential for improvements. The department is recommended to increase the insight into the work of the different groups and develop structured work procedures in order to take care of previous experiences. Furthermore, the company needs to improve the knowledge transfer process by more efficiently leverage existing computer-aided information systems.Utveckling av produkter sker i en allt högre takt. Att hålla god kvalitet i sina produkter är viktigt trots att utvecklingstiderna i många fall kortas. De företag som kan utnyttja tidigare erövrad kunskap om sina produkter har en fördel jämfört med sina konkurrenter. ABB Robotics har sett att det finns brister i överföringen av kunskap inom utvecklingsarbetet och därför initierades detta examensarbete. Studien har utförts på utvecklingsavdelningen för robotarmar. Målet med denna studie har varit att genom granskning av avdelningens organisation, processer och teknologi kunna ge förslag som leder till effektivare kunskapsöverföring. Som underlag för denna kvalitativa utredning har en litteraturstudie genomförts vilken legat till grund för den teoretiska referensramen. Parallellt med litteraturstudien påbörjades den empiriska undersökningen som främst utgjordes av intervjuer på företaget samt observationer av arbetet på den studerade avdelningen. I den efterföljande analysdelen jämfördes teoridelen med den insamlade empirin. Här analyserades bland annat hur medarbetare från olika grupper arbetar tillsammans, på vilka ostrukturerade sätt de anställda dokumenterar sina erfarenheter och hur datoriserade systemstöd kan användas för att underlätta informations- och kunskapsöverföring. Den studerade avdelningen har i vissa avseenden redan inlett förändringar mot en effektivare kunskapsöverföring; en renovering i syfte att åstadkomma ett öppet kontorslandskap samt ett nyinstiftat informationsbrev till avdelningens anställda är exempel på detta. Dock identifierades en rad områden där stor förbättringspotential finns. I förbättringsåtgärderna rekommenderas den studerade avdelningen att öka gruppernas insyn i varandras arbete och utveckla strukturerade arbetssätt för att bättre ta tillvara på erfarenheter från problemlösning. Vidare har företaget möjlighet att förbättra kunskapsöverföringen genom effektivare användning av sina befintliga systemstöd