Lean into your processes : The importance of getting to know your processes and the people involved

According to the lean philosophy there is always room for improvement in all processes, a process can always become better. Lean is about looking at a process from a holistic point of view, identifying areas where there is waste and find small improvements every day.This master thesis aims to answer the question how lean can contribute to process knowledge and sustainable improvement work. In order to receive a deeper understanding of how lean can be applied in real life the authors chose to do a case study at a production site. AGA Knivsta is a newly rebuilt maintenance site for gas cylinders, which has great room for improvement concerning productivity as well as employee satisfaction.According to the large amount of literature studied, lean can be divided into two parts, a strategic and operative. The literature study of this master thesis begins to describe the softer part of lean concerning lean mentality, leadership and continuous improvements. It is essential to begin to work with the softer aspects of lean and then continue and follow up with the hard part, which are the lean tools, as a support and not as the core of lean. It is important to let the people who work closest to the processes improve the processes themselves, in order for the improvements to sustain.The processes of maintaining gas cylinders are mapped, resulting in a Value Stream Map. Contributing to the understanding of all the processes and the work environment at the site, a series of interviews and observations are carried out. A questionnaire, aiming to understand the perception of the work situation is also completed.As many companies fail with their lean journey because they neglect the softer parts, an Action Plan for AGA Knivsta is developed to include all aspects relevant for the site to start its unique journey. A few first steps are taken to acquire a sustainable lean journey by the authors together with the people working at the site. First, a Lean Awareness Session is held to briefly introduce relevant aspects of lean at the site and create a discussion of the need for improvement. Secondly, a three day Process Management Workshop is held to give the leaders at the site and the operators of three selected processes the possibility to learn more about lean, work with improvements and develop tools to use for a sustainable lean journey.Lean involves both the aspect of the mentality and the tools that can help carry out improvement work every day. The understanding of the process increases substantially when committing to a lean journey. If AGA Knivsta commits to take the lean journey and performs it well, the authors believe that the small every day improvements will result in better performance in the long run.Enligt de många olika filosofier som existerar inom lean finns det alltid utrymme för förbättring i alla typer av processer. Lean handlar om att se till processers helhet och genom att identifiera olika former av slöseri ständigt förbättra den genom att dagligen göra många små förbättringar.Syftet med det här examensarbetet är att utreda hur lean kan bidra till en ökad förståelse för processer och ett hållbart förbättringsarbete. För att få en djupare förståelse för hur lean kan appliceras i verkligheten valde författarna att göra en fallstudie på en produktionsanläggning. AGA Knivsta är en nyligen återuppbyggd underhållsanläggning för gascylindrar som har stora möjligheter till förbättringar inom både produktivitet och trivsel bland de anställda.Enligt den stora mängd litteratur som studerats kan lean delas in i två områden, ett mjukt och ett hårt. Examensarbetets litteraturstudie börjar med att beskriva de mjukare delarna som berör lean mentalitet, ledarskap och ständiga förbättringar. Det är grundläggande att börja ett lean-arbete med att arbeta med de mjukare delarna av lean och använda de hårdare delarna, lean-verktygen, som ett stöd och komplement i arbetet och inte som kärnan. Det är även viktigt att de som arbetar närmast processen ska genomföra förändringar för att de ska bli hållbara.Processen för underhåll av gascylindrar kartläggs och resulterar i en värdeflödesanalys. För att öka förståelsen för processerna och arbetsmiljön på anläggningen görs observationer och intervjuer, samt en enkät.Många företag misslyckas med en lean-satsning på grund av att de negligerar de mjukare delarna av lean. För att undvika detta misstag på AGA Knivsta görs en handlingsplan som inkluderar alla relevanta aspekter som behövs för att anläggningen ska kunna påbörja en hållbar lean-resa. De första stegen tar medarbetarna tillsammans med författarna för att ytterligare säkerställa ett hållbart arbete på anläggningen. Först hålls en inspirationsföreläsning om lean för att introducera relevanta lean-områden för de anställda och för att skapa en diskussion om vilka förbättringsmöjligheter som finns. Efter inspirationsföreläsningen hålls en tredagars workshop där ledarna på anläggningen och några av operatörerna från tre utvalda processer får möjlighet att lära sig mer om lean och arbeta praktiskt med förbättringar och lean-verktyg.Lean tar de två delarna av mentalitet och verktyg i beaktning som hjälper anläggningen att arbeta med förbättringsarbete varje dag. Att börja en lean resa bidrar dessutom till förståelsen av processens helhet. Författarna tror att om AGA Knivsta åtar sig till en lean-resa med fullt engagemang kommer de många små förbättringarna att leda till en effektivare och mer välfungerande anläggning i framtiden