Efficiency of PR communication in establishing links between archives and students: case study of the State Archives in Zadar

Cilj je rada ukazati na promijenjenu ulogu arhiva i na konkretnom primjeru ukazati na nedostatnu komunikaciju sa studentima uslijed pomanjkanja oglašavanja, ali i na težu pristupačnost digitalnom arhivskom gradivu potrebnom za istraživanje i pisanje studentskih radova. PR-komuniciranjem arhivi kontinuirano razvijaju senzibilitet javnosti za gradivo putem javnih programa i izložbi te njegovanjem odnosa s medijima. Arhivi pritom ulažu napore u izgrađivanju dobrih odnosa s odabranim ciljnim skupinama, a u slučaju ovog istraživanja sa studentima kao potencijalnim korisnicima, te za polazište uzimaju njihove interese i potrebe za gradivom. Istraživačke spoznaje o studentskim potrebama za arhivskim informacijama vrlo su rijetke čak i u recentnoj američkoj praksi. Stoga je u ovom radu provedeno istraživanje putem anketnog upitnika među studentima četiriju odjela zadarskoga sveučilišta (Geografije, Povijesti, Povijesti umjetnosti te Turizma i komunikacijskih znanosti), posjetiteljima Državnog arhiva u Zadru. Provedeno je istraživanje rezultiralo spoznajama o tome koriste li se ispitanici arhivskim gradivom i, ukoliko da, s kojom namjenom, a navode se i izvori povjerenja prije posjeta arhivu. Također su dobivene spoznaje o poznavanju online arhivskog gradiva i uporabi mrežnih stranica na kojima se nalaze arhivski izvori. Opći je zaključak da su zadarski studenti loše upoznati s elektroničkim gradivom i da se njime rijetko koriste u sklopu svojih istraživanja. Stanje se može poboljšati tako da Državni arhiv u Zadru započne s istraživanjem identiteta i korisničkih navika studenata, sagleda njihove poteškoće u pronalaženju informacija i omogući im fleksibilniji pristup arhivskom gradivu. Pored postojećeg povezivanja sa studentima Odjela za informacijske znanosti, Arhiv treba uključivati i studente ostalih odsjeka te ih tijekom vremena nastojati uključivati pri planiranju i provedbi vlastitih programa.The aim of the paper is to highlight the changing role of archives and to use the case study to indicate the lacking communication with students due to the absence of PR activities, as well as to point to the difficulties of access to digital archival materials needed for student research. Using PR strategies the archives can sensitise the public for its material through different public programmes, exhibitions and fostering goodmedia relations. The archives try to develop good relations with target groups, in this case with students as potential users, taking into consideration their research needs and materials they are interested in. Research findings on student needs for archival data are extremely rare, even in recent American research. Therefore, we conducted this research using a questionnaire for students of four departments of the University of Zadar (geography, history, art history, tourism and communication), who were users of the State Archives in Zadar. The research results show whether the subjects use archival material, for what purposes, and what other resources they used prior to archival material. It also provides information on the level of familiarity with online archival material and use of web pages with archival resources. We can conclude that the students in Zadar are not well acquainted with the digital resources and use them rarely for their research purposes. The situation can be improved by having the State Archives in Zadar take a more proactive role in identifying target groups of students, their user profiles, difficulties they face, and by allowing a more flexible access to archival material. In addition to goo d relations with the Department of Information Sciences, the Archives should foster links with other departments and include them in planning and implementation of their programmes