SISTEM MANAJEMEN AKADEMIK PERGURUAN TINGGI: Studi Tentang Struktur, Pelaksanaan, Perangkat, Pengendalian, dan Strategi Sistem Manajemen Akademik di Tiga Perguruan Tinggi Swasta di Jawa Barat

Sistem Manajemen Akademik Perguruan Tinggi merupakan “Core Bisnis Utama” dari sebuah sistem pengelolaan penyelenggaraan Perguruan Tinggi dan merupakan manajerial instrument untuk mewujudkan misi utama Perguruan Tinggi yaitu pendidikan. Sistem Manajemen Akademik Perguruan Tinggi ini adalah tulang punggung Perguruan Tinggi untuk mengelola akademik secara total dan komprehensif dengan penyediaan layanan yang berkualitas dan berperan sebagai penjaga Mutu Akademik. Saat ini masih banyaknya Perguruan Tinggi yang Sistem Manajemen Akademik-nya belum menjadi perhatian utama dan belum dikelola secara optimal untuk mengelola keseluruhan komponen proses pendidikannya, yang sebagian besar disebabkan belum adanya proses perancangan Sistem Manajemen Akademik secara sistemik dan komprehensif. Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) pada Sistem Manajemen Akademik Perguruan Tinggi menjadi suatu kebutuhan manajemen Perguruan Tinggi masa kini dan perlu mendapat perhatian yang lebih karena berpengaruh pada pencapaian penyelenggaraan pendidikan. Hal inilah yang melatar-belakangi dilakukannya penelitian tentang Sistem Manajemen Akademik Perguruan Tinggi, yang berfokus pada empat masalah penelitian, yakni: 1) Struktur Sistem; 2) Pelaksanaan Sistem; 3) Perangkat Sistem; dan 4) Pengendalian Sistem Manajemen Akademik dengan studi kasus di Tiga Perguruan Tinggi Swasta di Jawa Barat. Penelitian ini bertujuan, pertama: untuk mendeskripsikan dan menganalisis temuan penelitian yang dikelompokkan ke dalam empat fokus penelitian, yakni Struktur, Pelaksanaan, Perangkat dan Pengendalian Sistem Manajemen Akademik, kedua: merekomendasikan Portofolio Sistem Manajemen Akademik, berupa pemetaan aplikasi-aplikasi yang diperlukan berdasarkan fungsi-fungsi yang terbagi ke dalam empat kuadran model portofolio aplikasi McFarlan yaitu Support, Key Operational, Strategic atau High Potential sebagai hasil Strategi Sistem Informasi, dan ketiga: mengembangkan alternatif model hipotetik Sistem Manajemen Akademik di Perguruan Tinggi. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif. Pendekatan penelitian kualitatif yang digunakan adalah studi kasus (case study research), yang proses pengumpulan datanya dilakukan melalui observasi tak terstruktur, wawancara yang bersifat terbuka dan terstruktur dengan pedoman, dan studi dokumentasi. Penentuan sampel responden dilakukan secara purposive dan snowball. Dari penelitian yang dilakukan, peneliti menemukan pertama: Sistem Manajemen Akademik belum didukung sepenuhnya Sistem Informasi Akademik yang terintegrasi secara menyeluruh dan utuh; kedua: Peran Sistem Informasi Akademik berbasis TIK sebagai tulang punggung Sistem Manajemen Akademik masih belum optimal; ketiga: Peran Sumber Daya Manusia (SDM) khususnya Staf IT yang mengelola Sistem Informasi Akademik sebagai penunjang Sistem Manajemen Akademik masih tumpang tindih karena keterbatasan jumlah dan kepakarannya; keempat: Belum adanya perencanaan anggaran dan investasi secara sistemik dan komprehensif dalam pengembangan Sistem Manajemen Akademik berbasis TIK; dan kelima: Belum adanya manajemen pengendalian dan evaluasi Sistem Manajemen Akademik yang mengontrol keberjalanan sistem, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan SDM yang dimiliki Perguruan Tinggi. Model hipotetik Sistem Manajemen Akademik yang diusulkan dalam Disertasi ini diharapkan dapat menjadi alternatif pengembangan Sistem Manajemen Akademik agar tujuan meningkatkan Produktivitas (Productivity) Perguruan Tinggi melalui Kualitas Pembelajaran (Quality Learning) dan Kualitas Pelayanan (Quality Service) yang lebih baik dapat segera tercapai. Kata Kunci: Sistem Manajemen Akademik, Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), Strategi Sistem Informasi. Academic Management System of Higher Education is the "Primary Business Core" of a Higher Education management system and the managerial instrument to achieve “education” as the primary mission of Higher Education. Academic Management System of Higher Education is the backbone for managing academic Higher Education in total and comprehensive with the provision of quality services and act as a guardian of Academic Quality. Currently there are many Higher Education that its Academic Management System has not been a major concern and has not managed optimally to manage the entire educational process component, which is largely due to the absence of the Academic Management System design systemically and comprehensively. Utilization of Information and Communication Technology (ICT) in the Academic Management System of Higher Education became a Higher Education management needs of today and should receive more attention because it affects the attainment of education. This has become a background of this research on the Higher Education Academic Management System which focuses on four research issues: 1) Structure System; 2) Implementation System; 3) System device, and 4) Control of Academic Management Systems with case studies in Private Higher Education in West Java Indonesia. This study aimed, first: to describe and analyze the research findings, which are grouped into four research focus, namely Structure, Implementation, System device, and Controlling Academic Management Systems, second: to give recommendation of Academic Management System Portfolio in a mapping of applications required by functions are divided into four quadrants McFarlan application portfolio model is Support, Key Operational, Strategic or High Potential as a result of Information Systems Strategy, and third: developing alternative hypothetical models in Academic Management System of Higher Education. The research method used was a qualitative method. Qualitative research approach used is a case study, the process of data collection is done through observation unstructured, open-ended interviews, and documentation. Determination of the respondents were purposively sampled and snowball. The research conclusion are First: Academic Management System has not been fully supported Academic Information System fully integrated and intact; Two: The Role of ICT-based Academic Information System as the backbone of the Academic Management System is still not optimal; Third: The Role of Human Resources in particular IT staff that manages the Academic Information System Academic Management Systems as the support they overlap due to the limited number and expertise; Fourth: Lack of budget planning and systemic and comprehensive investment in the development of ICT-based Academic Management System, and the Fifth: absence management control and evaluation of the Academic Management System that controls the passage of the system, hardware, software and Higher Education human resources . Academic Management System hypothetical model proposed in this dissertation is expected to be an alternative development of the Academic Management System so that the aim of increasing Productivity Higher Education through better Quality Learning and Quality of Service can be achieved. Keywords: Academic Management Systems, Information and Communication Technology (ICT), Strategic Information System