A multicase study about ways of evaluation and measurement of the value provided by ERP systems

A necessidade de gestão eficiente de recursos e informações criou nas empresas a demanda por investimentos cada vez maiores em tecnologia da informação e comunicação, buscando alcançarem vantagens competitivas sobre seus concorrentes de mercado. Nesse contexto surgiram os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning - Sistemas Integrados de Gestão), caracterizados por oferecerem diversas funcionalidades capazes de dar suporte às operações do dia-a-dia das empresas e suas tomadas de decisão. Juntamente com os benefícios advindos desses sistemas, foram necessários elevados investimentos, tanto de tempo e dinheiro, como de recursos internos da empresa. Devido à esses contrapontos, alguns estudos procuraram discutir os benefícios gerados pela adoção dos sistemas ERP em relação aos custos envolvidos no seu processo de implantação. Tais estudos aplicaram diferentes formas de valor agregado por esses sistemas às empresas, encontrando também diferentes resultados. Nesse sentido, com o crescimento da importância dos sistemas ERP para as organizações e a cobrança, cada vez maior, por justificarem os investimentos feitos em projetos de implantação de um sistema ERP, faz-se necessário entender como as empresas avaliam o valor que esses sistemas lhes proporcionam. Para tanto, realizou-se um estudo de caráter descritivo e exploratório, por meio do estudo múltiplo de casos com duas empresas, buscando identificar como avaliam o valor proporcionado pelo sistema ERP. Foram encontrados durante a análise dos resultados diversos dos benefícios já relatados na literatura, apesar de não se ter identificado em nenhuma das empresas um processo formal de avaliação dos mesmos. Muitos dos benefícios identificados não puderam ser atribuídos aos sistemas ERP devido à falta de um processo de avaliação do valor desses sistemas, visto que as empresas não procuraram avaliar a situação anterior e posterior a implantação do mesmo. Em complemento, constatou-se que as empresas não identificam corretamente o valor entregue pelo sistema ERP. A partir dos resultados, conclui-se que a avaliação do valor dos sistemas ERP é um processo complexo, que exige da empresa um planejamento prévio para que possa identificar os benefícios e vantagens que espera obter do sistema, seu escopo de atuação e, que possa avaliar antes da decisão de adoção a adequação do sistema ERP à empresa e vice-versa. Em determinados casos, a subestimação do valor dos sistemas ERP ou a sua avaliação de maneira apenas informal, sem indicadores de desempenho pré-definidos, impede que a empresa realize todo o valor potencial do sistema.The need of an efficient management of resources and information created in the companies the demand each time larger in information technology and communication searching to achieve competitive advantages over to its market competitors. On this context emerged the Enterprise Resource Planning (ERP) systems, characterized for offer many features capable to give support to day-to-day companies operations and its decisions making. Along with the benefits provided from this systems were needed a high level of investment, both time and money as well as company intern resources. Due to this counterpoints some studies look to discuss the benefits generated for the ERP systems adoption in relation to the involved costs on its implementation process. These studies apply different evaluation forms for these systems to the enterprise finding also different results. On this way, with the grown of ERP systems importance to the organizations and the collection each time bigger to justify the investments made in projects and implementation of an ERP system, became necessary understand how the companies evaluate the value provided for this systems. For this, was realized a descriptive and exploratory study through multiple case study with two enterprises searching to identify how evaluate the value generated for the ERP system. It was found, during the result analysis, many benefits already related in the bibliography despise not identified in none company a formal process to evaluate these. Many of the identified benefits couldn´t be attributed to the ERP systems due to the lack of evaluate process of generated value once that companies doesn´t look to evaluate the before and after implementation moment situation. From the results, concludes that measure and evaluation of ERP system value is a complex process which demands from the company an previous planning which can be identified the benefits and advantages expected to obtain from the system, its acting focus and to evaluate before the adoption decision the adequacy of the system to the enterprise and contrariwise. In some cases the underestimated of ERP systems value or its only informal evaluate way, without performance indicators predefined, prevents the company to realize all its potential value from the system