O papel do Estudo Geral, repositório institucional da Universidade de Coimbra, na gestão das Provas Científicas e Académicas

Comunicação apresentada à 2ª Conferência Luso-Brasileira de Acesso Aberto (Rio de Janeiro| 24-25 de Novembro de 2011)O Estudo Geral (http://estudogeral.sib.uc.pt), o repositório digital da Universidade de Coimbra (UC), foi desenvolvido pelo Serviço Integrado das Bibliotecas da Universidade de Coimbra (SIBUC), cujo principal objectivo é a preservação e divulgação da produção científica dessa instituição. Apresentado ao público em Junho de 2008, a sua criação inseriu-se no movimento de acesso livre à literatura científica (Open Access), ao qual o Conselho de Reitores das Universidades Portuguesas aderiu em 2006. A Reitoria da Universidade de Coimbra subscreveu os princípios desse movimento no início de 2007, com o intuito, em geral, de promover a circulação do conhecimento científico e, em particular, de aumentar a sua presença na rede informática mundial, tornando-se cada vez mais um emissor de saber e de cultura capaz de chegar a todo o lado. Visando preservar o património intelectual, e em concordância com os princípios subscritos do movimento de acesso livre, a UC definiu e viu aprovada a sua Política de Acesso Livre, em 2010, que estabelece e assegura os procedimentos necessários à preservação dos conteúdos registados no Estudo Geral, e à garantia de acesso permanente aos materiais aí depositados. Para que essa política se concretizasse com sucesso, encetaram-se esforços para desenvolver estratégias comuns, em colaboração com outros serviços da Universidade, designadamente os Serviços de Gestão Académica. Os Serviços de Gestão Académica da UC - uma das unidades intervenientes na gestão da informação produzida na instituição - têm como missão o desenvolvimento e concretização de diversas matérias da actividade académica aplicando o "Regulamento Académico da Universidade de Coimbra". Relativamente à informação produzida no âmbito de provas académicas, é da sua responsabilidade o registo e arquivo no Estudo Geral de todas as teses de doutoramento, dissertações e relatórios de projecto/estágio de mestrado que tenham obtido aprovação, associando ao registo o respectivo texto integral. Actualmente, 38% da produção científica depositada corresponde a teses de doutoramento e dissertações de mestrado. O tratamento de documentos deste tipo assume uma grande importância na salvaguarda da memória intelectual da Universidade de Coimbra, desempenhando o SIBUC um papel decisivo na gestão, armazenamento e divulgação da produção científica arquivada no repositório da UC. Presentemente, o repositório institucional conta com 9204 documentos, dos quais 76% em acesso livre, e 24% em acesso condicionado, modalidade em que apenas se apresentam os metadados e há acesso, apenas parcial, aos documentos em formato digital. Esta percentagem significativa de acesso condicionado deve-se, essencialmente, a duas razões: por um lado à importação da base de dados de teses e dissertações da UC pertencente ao antigo Gabinete de Comunicação e Imagem, no qual faltavam os ficheiros em formato digital; e, por outro lado, à falta de autorização expressa da concessão dos direitos de divulgação por parte de alguns autores. O software de suporte do Estudo Geral é o DSpace, e o repositório institucional da UC encontra-se organizado de acordo com a estrutura orgânica da Universidade de Coimbra, enquadrando os diferentes níveis de dependência das unidades de topo e das sub-unidades orgânicas menores. A cada uma das comunidades ou sub-comunidades criadas estão associadas as colecções, que reflectem a tipologia documental. Pretende-se com esta comunicação dar a conhecer o trabalho que tem sido desenvolvido no quadro da gestão da informação científica e académica na UC, e as vantagens que dele decorrem, enfatizando o acréscimo significativo de documentos depositados em regime de acesso livre no Estudo Geral. Aproveitando a mesma plataforma informática, e com o duplo objectivo de facilitar o acesso e de promover a desmaterialização dos documentos, os Serviços de Gestão Académica e o SIBUC estabeleceram uma parceria para disponibilizar online a produção científica dos candidatos a Provas de Agregação e similares. A estrutura do Estudo Geral reflecte-se na criação das colecções solicitadas pelos Serviços de Gestão Académicos, e o processo de apresentação da documentação para provas académicas dá origem a uma "comunidade", que se subdivide em diversas colecções, designadas pelo nome dos candidatos. O acesso a cada uma dela é permitido apenas ao candidato e aos membros do júri e, uma vez terminadas as provas, essa documentação em formato digital passa a ser disponibilizada, no todo ou em parte, se o autor autorizar, no repositório institucional. Este procedimento foi recentemente alargado a outras "comunidades" como Provas de Doutoramento e Provas de Habilitação para o Exercício de Funções de Coordenação Científica. Cada uma dessas comunidades fica ordenada pelo nome dos candidatos, e, para cada um, a colecção de documentos organiza-se de acordo com a tipologia documental estabelecida. Foi assim alargada a cooperação interna entre serviços e facilitada a partilha de tarefas, prevendo-se, a breve trecho, a participação activa dos autores no processo de auto-arquivo da sua produção, em particular, na submissão dos trabalhos a serem defendidos. Por outro lado, representa uma forma de crescimento sustentável do número de documentos disponíveis no Estudo Geral, e na divulgação e acesso à produção científica dos autores, tanto os mais novos, como outros com maior currículo