Financing of archives

U načinu financiranja arhivske službe postoje velike razlike od zemlje do zemlje. Svaka od preko 150 zemalja članica Međunarodnog arhivskog vijeća ima svoje osobitosti, koje su posljedica tradicije i organizacije arhivske službe, razine razvoja i veličine arhivske službe, položaja arhiva prema tijelima uprave, pa i načina na koji se u upravi pojedine zemlje vodi računovodstvo. U nekim zemljama nacionalni arhivi su odgovorni samo za tijela državne uprave, često ne sva, u drugima je u njihovoj nadležnosti i ostalo javno arhivsko gradivo, a često i određene kategorije privatnoga arhivskog gradiva. Postoje i velike razlike u pogledu opsega upravnih poslova koje arhivi obavljaju i usluga korisnicima koje se od njih očekuju, uključujući i očekivanja samih državnih tijela. Sve to čini teškom, ako ne i nemogućom pouzdanu usporedbu i komparativnu analizu prihoda i rashoda arhivskih ustanova. No, bez obzira na sve te razlike, jedna je stvar jasna, a to je da niti jedna arhivska služba ne može djelovati bez nekog oblika subvencije iz proračuna. Veličina te subvencije se razlikuje, ovisno o organizaciji i nadležnostima arhivske službe i veličini prihoda koje arhiv ostvaruje vlastitom djelatnošću od usluga koje može naplatiti, ali općenito iznosi više od 90% ukupnih troškova arhiva. To znači da stabilnost financiranja arhiva ovisi o izdvajanju proračunskih sredstava za arhivsku djelatnost. U nekim zemljama postoji tendencija da se djelatnost arhiva u što većoj mjeri privatizira. U Novom Zelandu, na primjer, privatizacija je izvršena s takvom potankošću, da je sve što se moglo smjestiti u privatni sektor i privatizirano te više nije pod izravnom odgovornošću javnih institucija, kao zasebna financijska obveza proračuna. Međunarodna arhivska zajednica je, međutim, više nego suzdržana prema takvom modelu koji bi tijela državne uprave poticao, prvenstveno iz financijskih razloga, da brigu za svoje arhivsko gradivo povjere izravno privatnome kontraktoru, jer se smatra da bi ti dokumenti time bili izloženi većem riziku. Što se tiče prihoda koje arhivi ostvaruju vlastitom djelatnošću, oni pokrivaju razmjerno malen postotak rashoda arhiva i u pravilu se kreću od 1 do 3%. Gdje je taj postotak veći, radi se o posebnim izvorima, koji se ne mogu uzeti kao pravilo. Tako Nacionalni arhiv Škotske 19,5% svojih troškova pokriva vlastitim prihodima, ali je taj iznos umjetno napuhan, jer arhiv čuva nekompjutorizirani dio gradiva nacionalnog zemljižno-knjižnog ureda te ostvaruje nesrazmjerno velike prihode od fotokopiranja za odvjetnike, projektante i ostale koji potražuju informacije koje sadrži katastar. U Škotskoj, kao i u mnogim drugim zemljama, financijski propisi nalažu da se prihodi proračunski financiranih ustanova uplaćuju u proračun pa arhivi ne mogu raspolagati tim sredstvima i utrošiti ih za potrebe službe. Načelo po kojem svi prihodi što ih ostvare državne ustanove trebaju biti uplaćeni u državni proračun, iz kojeg se potom financiraju potrebe tih ustanova ima mnogo prednosti, ali se često loše odražava na učinkovitost i racionalnost u trošenju sredstava. Stvaranje vlastitih prihoda je nešto čemu arhivi u budućnosti trebaju posvetiti veliku pozornost iako se ne mogu osloniti prvenstveno na taj izvor. Tu se postavlja pitanje što se sve i koliko može naplatiti. Prihodi se najvećim dijelom ostvaruju od fotokopiranja i mikrofilmiranja, no postavlja se pitanje u kojoj mjeri se može naplatiti sama dostupnost (putem članskih iskaznica za korisnike ili na drugi način), korištenje obavijesnih pomagala, kataloga i indeksa, elektroničkih izvora informacija koje arhivi izrađuju, istraživačke usluge koje zaposlenici arhiva mogu pružiti korisnicima, usluge čuvanja i obrade gradiva, naročito privatnoga i sl. Imajući u vidu raznolikost koja vlada u organizaciji i nadležnostima pojedinih arhiva, pitanje je kako odrediti financijske uvjete za pojedinu vrstu i opseg usluga. Normiranje usluga je gotovo nemoguće zbog razlika u tradiciji, nadležnostima i organizaciji rada pojedinih arhivskih službi. Određene sličnosti mogu se nazrijeti u strukturi troškova arhiva na velikim rashodnim stavkama., kao što su osobni dohoci, administrativni i režijski troškovi. Uz manje razlike, najznačajniji su rashodi za osoblje koji iznose oko 55% svih sredstava kojima arhivi raspolažu. Drugu značajnu stavku čine režijski troškovi, no njih je nešto teže uspoređivati zbog razlika u računovodstvenim sustavima pojedinih zemalja, koji ponekad ne dopuštaju da se pouzdano identificiraju svi troškovi koji ovamo spadaju. Ima i drugih teškoća. Državni arhiv Škotske je sve donedavno morao državi plaćati zamašnu rentu za prostorije u kojima se nalazi, da bi mu onda država osigurala sredstva za pokrivanje tog iznosa, što je značajno utjecalo na strukturu troškova kako su računovodstveno iskazani. Kada se od toga odustalo, udio sredstava za osoblje je porastao sa 40% na oko 60% ukupnih troškova arhiva. Ove dvije zamašne stavke gotovo u potpunosti ograničavaju slobodu trošenja sredstava koju arhiv načelno može imati. Kada se podmire troškovi osoblja i režijski i administrativni troškovi, na čiju visinu arhiv ne može utjecati, ostane vrlo uzak manevarski prostor u kojemu arhiv može doista slobodno odlučiti u što će ulagati sredstva. Kod financiranja lokalnih arhiva javljaju se i drugi problemi, koji proizlaze iz odnosa države i lokalne samouprave i nedovoljno definiranih standarda za osnivanje i rad arhiva. U Škotskoj, na primjer, lokalna samouprava je negdje osnovala arhive, negdje ne, a ondje gdje arhivi postoje, ne raspolažu primjerenim brojem djelatnika i prostorom. Premda se očekivalo da lokalna samouprava osigura prikladno uređenje svojih arhiva, standardi za takvo uređenje nisu nikad specificirani, kao ni količina sredstava koja je za to potrebna. Iako ima određene ovlasti nad lokalnim arhivima, središnji arhiv ne može na ovo utjecati, niti nametati ikakve standarde. Za uspoređivanje i analizu troškova arhivske službe vrlo je važno razviti standarde koji omogućuju takve usporedbe. Svi arhivi rade neke kalkulacije, na primjer za cijenu izrade fotokopije ili mikrofilma ili za istraživanje za korisnika, no upitno je da li je struktura troškova koji su tu uračunati ista. Da li je, na primjer, u cijenu fotokopije uračunat trošak pronalaženja gradiva koje će se kopirati, otprema gradiva na kopiranje i ulaganje natrag u spremište, troškovi održavanja opreme, režijski troškovi i dr.? Da li naplaćujemo i dio troškova za zaštitu i izdatke za administrativno osoblje? Da li znamo koliko služba košta po korisniku i mislimo li uvijek na isto kada govorimo o korisniku? Tko je sve korisnik arhiva i kako izrađujemo statistiku korištenja, kako mjerimo vrijeme koje je utrošeno za pružanje usluge? Ovakve analize na prvi pogled ne moraju imati veze s financiranjem, ali su vrlo važne kada treba opravdati sredstva koja su utrošena za arhivsku službu, jer je tada važno imati jasnu predodžbu o cijeni, odnosno vrijednosti posla koji je arhiv obavio.The International Council on Archives brings together over 150 different countries, and when their national archivists meet and compare what there do, there seem to be as many different ways of running national archive services and managing their funding. Much of this variation derives from national traditions, from the general level of prosperity and development, from the size of the archive service, from the department of which it is a part, and although this is always less obvious, from the range of government activities for which the archive is in fact responsible. The same is true at a local Ievel, though here the matter is complicated by the extent to which the national archive service is itself responsible for regional or local archives. In many ways the interest in discussing this subject at an international meeting is precisely the extent to which the practices of one country differ from those of another, and therefore in examining what one country can learn from another. In the United Kingdom, all the national archive services are financed directly by government, in the case of England and Scotland through the equivalent of the Department of Justice, and in Northern Ireland through the Department of the Environment (though responsibility there will shortly pass to the Department of Culture). All three archive services are government agencies with a measure of independence. I shall examine the nature, the extent and the reality of this independence, at the same time I shall look at the ways in which a number of these activities are financed in other countries, and at the degree of autonomy that they enjoy. There is also the difficult question of the extent to which archives should be able to raise their own funding. In Europe it is generally considered that access should be free, though in some countries there is a cost attached to a reader\u27s ticket, and in at Ieast one other a charge on each researcher is an important part of a national archive\u27s revenue. It is generally accepted, however, that where value has been added, reprographically or electronically for example, a charge may reasonably be made. But where does this start, and should archive services have to depend on funding from such sources? Finally I shall give some thought to the benefit of the development of "standards" in this area, so that it is possible to compare one archive with another. Do we all mean precisely the same thing when we speak of a researcher? When we produce statistics for a number of items taken off the shelves for consultation, do we always collect statistics in the same way? When we cost a service, what elements are allowed for the service itself, for the administration that lies behind it, for accommodation, and perhaps even for the general preservation of the records? No firm answers will be offered, but I believe it will be helpful to raise these issues, and to open them up to discussion