Change management in implementation of project management software

Rakennusala ei ole päässyt mukaan monella muulla toimialla tapahtuneeseen tuottavuuden kehitykseen ja ongelma on alalla tiedostettu. Digitalisaatiolta on odotettu ratkaisuja projektinhallinnan ongelmiin, ja tätä tehtävää helpottamaan on luotu erilaisia projektinhallintajärjestelmiä. Yksi tuoreimmista kehitysaskelista on 5D-projektinhallintajärjestelmä, joka yhdistää 3D malliin aika- ja kustannusulottuvuuden. Projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto on yritykseltä paljon vaativa prosessi, jossa vaaditaan teknisen ymmärryksen lisäksi ymmärrystä muutosjohtamisesta, organisaatiossa tapahtuvien muutosten systemaattisesta hallitsemisesta. Tässä diplomityössä tutkittiin kirjallisuudessa tunnistettujen muutosjohtamisen menestystekijöiden toteutumista 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönotossa. Diplomityön teoriaosuudessa tutkittiin organisaatioissa tapahtuvaa muutosta, muutosjohtamisen teorioita, sekä muutosjohtamista ERP-tietojärjestelmien käyttöönotoissa. Teoriaosuuden tarkoituksena oli luoda yleiskatsaus organisaatiomuutoksiin ja niiden johtamiseen varsinkin tietojärjestelmäkäyttöönottojen tapauksissa. Teorian pohjalta pyrittiin luomaan viitekehys, jonka avulla muutosjohtamista projektinhallin-tajärjestelmän käyttöönotossa pystyttäisiin tutkimaan. Työn varsinainen tutkimusosuus suoritettiin tapaustutkimuksena tutkimalla RIB iTwo-projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoa kohdeyrityksen tapauksessa. Tutkimus suoritettiin haastattelemalla projektinhallintajärjestelmän käyttöönotossa mukana olleita henkilöitä, sekä laatimalla kyselylomake järjestelmän loppukäyttäjille. Tarkoituksena oli tutkia kohdeyrityksen tapauksen onnistumista, sekä luomaan näkemys siitä, miten projektinhallintajärjestelmän käyttöönoton tulisi muutosjohtamisen näkökulmasta tapahtua. Tutkimuksen tulosten pohjalta voidaan todeta, että rakennusalan 5D-projektinhallintajärjestelmien käyttöönotto on monimutkainen sosiotekninen haaste, jossa muutosjohtamisen voidaan havaita nousevan tärkeään asemaan. Yleisesti kirjallisuudessa tunnistetuista muutosjohtamisen menestystekijöistä osa nousee tietojärjestelmän käyttöönotossa erityiseen asemaan. Tärkeimpiä menestystekijöitä olivat muutostarpeen selventäminen ja viestintä, henkilöstön osallistaminen ja kouluttaminen, sekä kokonaisvaltainen projektinhallinta. Kohdeyrityksen tapauksen todettiin tutkimuksen tulosten perusteella vaikuttaneen epäonnistuneelta.Construction industry has not been able to participate in the same development of productivity seen in many other industries. The problem is well known inside the industry. One of the solutions which is hoped to increase the quality of project management is digitalization in forms of new project management software. The newest products in this field are 5D-project management tools which combine a 3D BIM-model with time- and cost-dimensions. Implementation of project management software is a demanding task for a company. The implementation process requires not only technical knowledge but also knowledge about change management – the systematic control of changes happening in an organization. This thesis studied the manifestation of known change management success factors in the implementation of a 5D project management software. The literature review of this thesis focused on organizational change in general, different change management theories and change management in the implementation of ERP software. The goal of the literature review was to gain general knowledge about the management of organizational change especially in the case of software implementation and to help create a change management framework for the empirical part of this thesis. The empirical part of this thesis is a case study examining the implementation of Rib iTwo project management software in a construction company. The study was carried out by interviewing personnel who were a part of the implementation process and by composing a questionnaire for the end-users of the software. The aim was to review the success of the implementation case and to create an understanding on how a project management software implementation should take place in the aspect of change management. Based on the results of this study the implementation of 5D-project management software is a complex socio-technical challenge where change management can be seen to have an important role. Some of the generally known change management success factors seem to have a more important role than the others. The most important factors in the case of project management software implementation are clarifying the need for change, communication, participation and training of personnel, and the project management of the implementation process. Based on the results of the case study it was concluded that the implementation of the project management software seems to have failed in the target company