Henkilöstön valintaprosessin kehittäminen pienille ja keskisuurille yrityksille

The costs of unsuccessful hiring decisions might be unbearable for small and medium-sized enterprises (SMEs). At the same time, many Finnish SMEs are struggling with employee selection. The SMEs mostly rely on interviews, and they do not usually use any tests or outside help. Digitalization is also making its way to recruitment and employee selection, but for the SMEs the question remains: what tools and methods should be used in employee selection? There is a lot of previous research studying different employee selection methods, but basically no research that would combine the methods and suggest an employee selection process specifically for SMEs. This thesis studied how SMEs should develop their employee selection process. The study applied a qualitative research approach, and data were collected with theme interviews. The interviewees were employee selection specialists from three top-class SMEs, a human resources manager from a global top tier management consulting company, two psychologists working with employee selection and headhunting, a professor of psychology, and a recruitment and employee selection specialist who has acted as an adjunct professor. The data were analyzed with an abductive perspective utilizing a thematic analysis method. Generalized statements, direct quotes, tables and figures were used to introduce and review the results. The main findings of the study suggest that SMEs should use objective and structured selection methods such as structured online application forms, structured interviews, work sample tests, cognitive ability tests and structured reference checks. Furthermore, the assessment should be objective and utilize a screen out approach, where applicants are compared to predetermined cutoff scores. In SMEs the subjective feeling of whether the assessor wants to work with the applicant or not is a necessary, but not a sufficient condition. The subjective feeling should not affect the objective assessment of the applicant’s skills and abilities. Lastly, the job analysis phase is highly crucial in SMEs, and general mental ability (GMA) and previous work experience are often important selection criteria. Entrepreneurs, CEOs, recruiters and other people working with employee selection in SMEs can use the findings of this study to improve their own employee selection processes. In order to help the SMEs to apply the results in practice, the study presents a framework and a set of important points that guide the development of the selection process.Epäonnistuneiden rekrytointien kustannukset voivat olla kestämättömän suuria pienille ja keskisuurille (pk) yrityksille. Samaan aikaan monilla suomalaisilla pk-yrityksillä on haasteita henkilöstön valinnan kanssa. Pk-yritykset luottavat enimmäkseen haastatteluihin, ja testejä tai ulkopuolista apua ei yleensä käytetä. Myös digitalisaatio tekee tuloaan rekrytointiin ja valintaprosesseihin, mutta pk-yritysten kannalta tärkeä kysymys kuuluu, mitä työkaluja ja menetelmiä yritysten tulisi käyttää henkilöstövalinnoissa? Aikaisemmat tutkimukset käsittelevät laajalti erillisiä valintamenetelmiä, mutta käytännössä mitään sellaisia tutkimuksia ei löydy, jotka yhdistäisivät eri menetelmät ja suosittelisivat pk-yrityksille sopivaa valintaprosessia. Tämä työ tutki, miten pk-yrityksen tulisi suunnitella henkilöstön valintaprosessi. Työssä käytettiin laadullista tutkimussuuntausta, ja materiaalit kerättiin teemahaastatteluilla. Haastateltavina oli asiantuntijoita kolmesta huippuluokan pk-yrityksestä, kansainvälisen huipputason liikkeenjohdon konsulttiyrityksen henkilöstöpäällikkö, kaksi henkilöstövalintojen ja suorahaun parissa työskentelevää psykologia, yksi psykologian professori ja yksi henkilöstövalintojen parissa työskentelevä asiantuntija, joka on toiminut ennen dosenttina. Aineisto analysoitiin abduktiivisella lähestymistavalla käyttäen hyödyksi teemoittelua. Yleistettyjä lausumia, suoria lainauksia, taulukoita ja kaavioita käytettiin tulosten esittämiseen ja tarkasteluun. Työn tärkeimmät tulokset suosittelevat, että pk-yritysten tulisi käyttää objektiivisia ja strukturoituja valintamenetelmiä, kuten strukturoituja kyselylomakkeita, strukturoituja haastatteluita, työsimulaatioita, yleisälykkyyden testejä ja strukturoitua hakijoiden referenssien tarkistusta. Lisäksi osaamisen ja kykyjen arvioinnin tulisi olla objektiivista ja hyödyntää karsivaa menetelmää, jossa hakijoita verrataan tiettyyn ennalta määrättyyn tasoon. Subjektiivinen tunne, haluaako arvioija työskennellä hakijan kanssa, on pk-yrityksissä välttämätön, mutta ei riittävä ehto. Tämä subjektiivinen näkemys ei saa vaikuttaa hakijan osaamisen objektiiviseen arviointiin. Lisäksi työssä havaittiin, että työanalyysi on erittäin tärkeä pk-yrityksissä, ja että yleisälykkyys (GMA) sekä aikaisempi työkokemus ovat usein tärkeitä valintakriteerejä. Yrittäjät, toimitusjohtajat ja muut pk-yrityksissä henkilöstön valintaan osallistuvat henkilöt voivat hyödyntää työn tuloksia omien valintaprosessien parantamisessa. Jotta pk-yritykset pystyisivät soveltamaan työn tuloksia käytännössä, työ esittelee viitekehyksen ja listan tärkeitä asioita, jotka ohjaavat valintaprosessin kehitystä