En fallstudie om hur ledningen kan påverka användning av ett dokumenthanteringssystem : En kvalitativ fallstudie på användarnas avsikter till att använda ett dokumenthanteringssystem

Implementation of new systems in organizations are complex as new features that promises improvement of work processes are not given. In particular if the system does not include users' needs and requirements. This can instead create the opposite effect as previous research has shown. Implementation of new information systems requires technical, as well as human aspects prior to application of the systems, in order for it to be used accordingly. To understand this better, the authors have conducted a case study on a consultancy company called Combitech, which is in the process of implementing a new document management system. The study is based on finding different factors that affects the users when using the current documentation system. The results are thought to be useful guidance when Combitech implements a new system. The authors has applied the theoretical framework UTAUT, based on the user's perspective. The theory deals with four different aspects that enables to study the IT- uptake from a holistic perspective, which in turn makes it possible to counteract resistance. The different elements of the theory are described as performance expectancy, effort expectancyt, social influence and facilitating conditions. By using the theory as a framework, the study has enlightened users' thoughts about the technical aspect and how they perceive the social and organizational environment related to the current system. In order to complete this study, the authors used a qualitative approach. A total of six informants participated in telephone interviews. The gathered data was initially structured on the basis of the theoretical framework, thus being thematized based on characteristic found by the informants.Implementering av nya system inom verksamheter är komplext då nya funktioner och egenskaper som utlovar förbättring av arbetsprocesser inte är givet. I synnerhet om systemet inte omfattar användarnas behov och krav som istället kan skapa motsatt effekt. Implementering av nya informationssystem kräver att man uppmärksammar tekniska såväl som mänskliga aspekter innan systemen tillämpas, för att det ska fungera enligt önskemålen. För att förstå detta bättre har författarna genomfört en fallstudie på konsultbolaget Combitech, som ska genomföra en implementering av ett nytt dokumenthanteringssystem inom en snar framtid. Studiens utgår från att studera faktorer som påverkar användarnas systemanvändning, detta utifrån det nuvarande system som Combitech arbetar på. Studiens resultat är tänkt att vara användbart underlag för Combitechs ledning vid den framtida systemimplementationen. För att studera detta har det teoretiska ramverket UTAUT tillämpats, med utgångspunkt från användarnas perspektiv. Teorin behandlar fyra olika aspekter som möjliggör att studera användarnas IT- upptagning utifrån ett helhetsperspektiv, som i sin tur gör det möjligt att motverka motstånd. Teorins olika element beskrivs som förväntad prestation, förväntad ansträngning, socialt inflytande och underlättande förutsättningar och förklaras mer ingående med hjälp av underliggande teorier. Genom att använda teorin som ramverk har studien belyst användarnas tankar kring den tekniska aspekten samt hur de upplever att den sociala och organisatoriska miljön förhåller sig till nuvarande system. För att genomföra denna studie utgick författarna utifrån en kvalitativ ansats med ett semi- strukturerat förhållningssätt. Totalt deltog sex informanter via telefonsamtal. Empirin strukturerades inledningsvis utifrån det teoretiska ramverket för att följaktligen tematiseras utifrån karakteristiska drag som belystes av informanterna, detta för att hitta mönster bland svaren