Codes of conduct : A study of how a code of conduct transforms in an organization and its role in creating an ethical corporate culture

Efter flertalet skandaler och kriser samt en ökad kunskap om hur jorden påverkas av individers agerande behöver också företag börja ta sitt ansvar. Det utvidgade ansvaret kallas CSR (Corporate Social Responsibility) eller ansvarsfullt företagande och det arbetet kräver självregleringar exempelvis med hjälp av uppförandekoder. Livsmedelsföretag är en bransch där allt fler företag satsar på ansvarsfullt företagande och använder uppförandekoder. Kodernas innehåll och effekt utgör två inriktningar inom forskningen som har studerats tidigare med ett blandat och motsägande resultat angående dess effekt på det etiska beteendet. Dock återfinns relativt få studier om den tredje inriktningen som berör hur koderna transformeras i organisationer och hur kontextuella faktorer kan inverka i processen. Syftet med studien är således att få en ökad förståelse för vad som kan påverka uppförandekodernas effekt på beteende genom att studera en intern transformativ process, det vill säga hur en kod implementeras, används och kommuniceras. Vidare syftar studien också till att skapa förståelse för varför koden fungerar som uppvisat och belysa dess roll i att skapa en etisk företagskultur. Studien har genomförts med en kvalitativ forskningsstrategi för att på djupet skapa förståelse för fenomenet uppförandekoder. En fallstudiedesign utgjordes av en livsmedelskoncern med fokus på två olika butikskedjor, bolag A och B. Huvudsakligen har intervjuer genomförts och kompletterats med information från årsredovisningen, hållbarhetsredovisningen och hemsidan. Resultatet av studien visar att arbetet med uppförandekoden som riktar sig till leverantörerna, påverkas av interna och externa kontextuella faktorer. Främst används koden av personer i inköpsprocessen. På butiksnivå är det dock ingen som känner till uppförandekoden men det framkommer ett eventuellt behov av att även de får mer kunskap om hur arbetet med leverantörerna sker. Dels för att möta kundernas frågor i butik men också för att känna stolthet och trygghet vilket kan stärka deras identitet. Därmed är uppförandekodens roll i att skapa en etisk företagskultur större på central nivå jämfört med butiksnivå, men för att skapa ett genuint engagemang anses ledarna vara viktigast. På butiksnivå innehar det andra dokumentet etiska riktlinjer, med krav inåt i organisationen, en möjlig indirekt påverkan via ledarna eftersom ca 1000 tjänstemän årligen signerar det. Det innebär dock att långt ifrån samtliga medarbetare kommer i direkt kontakt med någon form av uppförandekod. Studien visar därmed att etiska kärnvärden och etiskt ledarskap i kombination utgör ett värderingsstyrt ledarskap som innehar en större roll i att skapa en etisk företagskultur på butiksnivå.After multiple scandals, crises as well as increased knowledge in how the earth is affected by actions of individuals, there is a need for companies to start owning their responsibility. The extended responsibility named CSR (Corporate Social Responsibility) or responsible business, demands work in form of self-regulations with help from codes of conduct. Grocery retailers are in an industry where more companies aim to be responsible businesses and uses codes of conduct. Regarding the research field of codes, the contents of the codes and their effects make two directions that have been researched earlier with various and inconsistent results regarding the codes’ effect on behaviour. However, little research has been found regarding the third direction, which involves research in how the codes transform in organizations and contextual factors can affect this process. The aim with the study is therefore to receive a greater understanding of what might affect codes’ effect on behaviour, by studying an internal transformation process, that is, how a code gets implemented, used and communicated in the organization. Furthermore, the study aims to explain why the codes work as shown and tries to enlighten its role in creating an ethical corporate culture. The study has been conducted by a qualitative research strategy in order to create a greater understanding for the phenomena that is codes of conduct. A case study design was made with focus on a food group and two of its store chains called firm A and B. Primarily interviews have been completed and complemented by information from the annual report, sustainability report and the website. Results of the study show that the work with the code of conduct directed towards suppliers are being affected by internal and external contextual factors. People involved in the purchase process mainly use the code. At store level however, no one is greatly aware of the code of conduct. Nevertheless, it is apparent that there is a need for more knowledge regarding how the work with suppliers takes place. Partly because there is need to be able to answer customer’s questions, but also because the employees should feel pride and security, which can strengthen their identity. Consequently, the role of the code of conduct in creating an ethical corporate culture is larger on a central level rather than on store level, but in order to create genuine engagement leaders are the most important. On store level, another document called ethical guidelines; aimed inwards the organization, has a possible indirect effect through store managers since 1000 officials annually sign it. This implies that far from all employees come in direct contact with any kind of code of conduct. The study rather shows that the combination of ethical core values and ethical leadership creates a values-based leadership that holds a greater role in creating an ethical corporate culture, on store level