Nobody knows everything but everyone knows something : A study of knowledge transfer in project organizations

Projektarbetsformen blir allt vanligare och fler organisationer utvecklas till så kallade multiprojektmiljöer. Inom multiprojektmiljöer måste man kontinuerligt kunna förvärva nya kunskaper och färdigheter för att bli framgångsrika inom sina marknader. Projektorganisationer misslyckas dock ofta med att överföra den kunskap som krävs för att utveckla organisationen. De tar sig inte tid eller saknar kapacitet att systematiskt reflektera över erfarenheter. Att dra lärdom, identifiera brister och ta fram nya sätt att effektivt överföra och använda kunskapen är också något som projektorganisationer ofta misslyckas med. Syftet med uppsatsen är att beskriva hur projektledare inom olika projektorganisationer överför kunskap inom organisationen. Syftet är också att undersöka om projektledare upplever några svårigheter med kunskapsöverföring och vilka dessa svårigheter i sådana fall är. Frågeställningarna är följande: Hur gör projektledare för att överföra kunskap mellan projekt i multiprojektmiljöer? och Upplever projektledare inom multiprojektmiljöer några hinder kring processen kunskapsöverföring, och i så fall vilka? Uppsatsens teori baseras på den modell för kunskapsöverföring som Tell och Söderlund (2001) beskriver. Modellen innehåller fyra olika processer; artikulering, kodifiering, institutionalisering och internalisering. Modellen, med vissa tillägg gjorda av författarna, lägger grunden för uppsatsens analys. Teorin behandlar även hinder för kunskapsöverföring och relateras också till modellen. Uppsatsen bygger på en kvalitativ ansats med semistrukturerade intervjuer. Respondenter från åtta olika organisationer tillhörande olika branscher har intervjuats och det insamlade materialet har kodats genom en tematisk analys. Resultatet visar aktiviteter som lyfts fram, dessa är: intervju, studiebesök, person med erfarenhet, informella möten, projektledarmöten, organisationsmöten, kontinuerlig dokumentation, informationstavla, slutrapport/utvärdering, utbildning, observation, projekthandbok och mentorskap. De hinder som respondenterna tar upp presenteras i fem kategorier; tidsbrist, resultatfokus, personliga egenskaper, personberoende kunskap och organisationskultur. Uppsatsens slutsatser är att aktiviteterna kan placeras in i modellens fyra processer och att alla fyra processerna är nödvändiga för att kunskapsöverföringen ska vara framgångsrik. De respondenter som lyfter flest hinder är de som inte tar upp aktiviteter inom modellens alla fyra processer. Alla de hinder som tas upp kan härledas till organisationens kultur.Working in project is becoming increasingly common and several organizations develop into so-called multi-project organizations. Within the multi-project organization, it is crucial that you continuously acquire new knowledge and skills to become successful in your markets. However, project organizations often fail to transfer the knowledge needed to develop the organization. They do not take time or lack the ability to systematically reflect on experiences, draw lessons, identify shortcomings, and develop knowledge and new ways to more efficiently transfer and use it in the business. The purpose of this paper is to describe how project managers within different project organizations transfer knowledge within the organization. The purpose is also to investigate whether project managers experience any difficulties in knowledge transfer, and if so, which difficulties this may be. The research questions are as follows: How do project managers transfer knowledge between projects in multi-project organizations? and Are project managers in multi-project organizations experiencing any barriers to the process of transferring knowledge, and if so, which? The chosen theory for this paper is based on the model for knowledge transfer described by Tell and Söderlund (2001). The model contains four different processes regarding the transfer of knowledge; articulation, codification, institutionalization, and internalization. The model, with some additions made by the authors, lays the foundation for the papers analysis. The theory also addresses barriers to knowledge transfer and those are being connected to the model. The paper is based on a qualitative approach with semi structured interviews. Eight different organizations belonging to different industries have been interviewed and the collected material has been coded by a thematic analysis. The result shows different activities made by the project managers, these are; interviews, study visits, knowledge from a person with experience, informal meetings, project manager meetings, organizational meetings, continuous documentation, information board, final report/evaluation, education, observation, handbook for projects and mentorship. Barriers mentioned by the respondents are presented in five categories; lack of time, focus on results, personal characteristics, person dependent knowledge and organizational culture. The papers conclusions are that the activities can be placed in the four processes included in the model and that all four processes in the model are necessary for the transfer of knowledge to be successful. The respondents mentioning the most barriers are also the ones not mentioning activities in all four processes. All barriers mentioned by the respondents can be derived from the organization's leadership and culture