How organizations use social media for internal communication

I en allt mer konkurrerande marknad är kommunikationen av stor betydelse för organisationers överlevnad. I och med nya innovativa tekniker utvecklas kommunikationslösningar som kan effektivisera verksamhetens kommunikation. En ny sådan teknik är sociala medier som växer och blir ett vardagligt sätt att kommunicera på. Det är därför intressant att undersöka hur och varför organisationer använder sociala medier. Syftet med uppsatsen är följaktligen att fördjupa förståelsen för organisationers användning av sociala medier för specifikt intern kommunikation. Utgångspunkten är ett organisationsperspektiv och därför studeras enbart kommunikationsansvariga på olika organisationer som använder sig av sociala medier, med en avgränsning att endast beröra sociala media kanalerna Facebook eller Workplace by Facebook. Uppsatsen grundar sig på totalt sex stycken kvalitativa intervjuer som alla har varit semistrukturerade. Resultatet visar att sociala medier hjälper till att skapa ett forum för medarbetare och kollegor att komma i kontakt med varandra och kommunicera. Det är genom att göra grupper, skicka direktmeddelanden eller på annat sätt dela åsikter, tips och idéer mellan varandra. Således skapas en gemenskap och samhörighet bland medarbetarna inom organisationen. Det tillåter med andra ord ett snabbt och smidigt, men ändå ett personligt sätt, att förmedla information internt och samtidigt effektivisera arbetsprocesser. Sociala medier upplevs även som ett bekant system då många redan är användare privat. Sociala medier kan engagera medarbetare och det kan vara lättare att få kontakt med kollegor, men all kommunikation platsar sig inte på sociala medier. Det är viktigt att ha förståelse för budskapet som ska förmedlas och hur det påverkar valet av kanal. Det finns positiva och negativa aspekter att beakta vid användning av sociala medier för intern kommunikation.Communication is a competitive advantage for an organization's survival in an increasingly competitive market. Due to new developed technology to communicate, organizations can evolve their communication and consequently streamline communication processes. A relatively new communication channel that is expanding, and is a common way to communicate on a daily basis, is social media. Therefore this study aims to look into how and why organizations use social media for internal communication. The essay has a delimitation to only include the social media channels Facebook and Workplace by Facebook. An organization perspective has been applied and in total six semistructured qualitative interviews with communication managers at different organizations have been conducted in order to answer the research question above. The result shows that social media can be used for internal communication to make groups, chats and send messages directly etcetera, in order to establish a forum where co-workers can communicate and contact each other. As a result social media can achieve a greater commitment among co-workers. Due to social media layouts and that it is a common way to communicate on a daily basis, the users are already used to the system. Hence, social media is an easy and fast, but yet a personal, way for organizations to post and share information. Which can make the internal communication more effective. Social media can help to involve co-workers and to help them get in touch with each other, on the other hand, all forms of communication is not appropriate on social media. Therefore it is important to have an understanding of the message’s nature and how it should affect the choice of channel. For that reason, there are both positive and negative affects of the use of social media for internal communication