Balans in de bestuurlijke informatievoorziening van de Landelijke Vereniging van Wereldwinkels

De Landelijke Vereniging van Wereldwinkels is een organisatie die via 400 aangesloten Wereldwinkels eerlijk verhandelde producten verkoopt. Dit onderzoek is uitgevoerd voor het Landelijk Bureau dat een onderdeel is van de Landelijke Vereniging van Wereldwinkels en gedelegeerde taken van het bestuur uitvoert. Het Landelijk Bureau wil zakelijker en professioneler gaan werken. Dit moet onder andere leiden tot een duidelijker en strikter financieel beleid en beter gebruik van financiële informatie dan nu het geval is. In dit rapport is daarom de volgende vraagstelling onderzocht: Welke verbeteringen zijn aan te brengen in de wijze waarop financiële gegevens worden verzameld, vastgelegd en gerapporteerd, zodat het Landelijk Bureau deze gegevens optimaal kan benutten? Om de vraagstelling te beantwoorden is allereerst de bedrijfscultuur van het Landelijk Bureau beschreven en is geanalyseerd welke invloed de cultuur heeft op het optimaal gebruik van financiële gegevens. Vervolgens is de vraagstelling beschouwd vanuit een procesgerichte benadering, waarbij de administratieve organisatie van het Landelijk Bureau ingedeeld is in de volgende processen: budgetten, inkoop, werknemers, verkoop & dienstverlening, subsidies en cadeaubon. Deze processen zijn vervolgens weer onderscheiden in subprocessen. Deze subprocessen zijn beschreven en beoordeeld (samen vormt dit de diagnose). De beoordeling van processen vond plaats op het leveren van betrouwbare financiële gegevens. Daar waar de betrouwbaarheid van de financiële gegevens in het geding kwam, zijn verbetervoorstellen gedaan in de vorm van een herontwerp. Een bijkomend probleem voor de Landelijke Vereniging van Wereldwinkels was de balanspost “cadeaubonnen in omloop” die steeds groter werd, doordat de cadeaubon van de Wereldwinkels veel werd verkocht maar relatief weinig werd ingeleverd. Het omgaan en waarderen (c.q. afschrijven) van de uitstaande bonnen is daarom een onderdeel van dit onderzoek.