Diagnóstico preliminar: Arquivos definitivos da UL (Relatório)

A necessidade de um diagnóstico preliminar da situação dos arquivos definitivos da UL surgiu no âmbito das Comemorações do Centenário da Universidade, por iniciativa do Professor José Pedro Sousa Dias e da Dra. Maria Leal Ramos Vieira. O diagnóstico iria ao encontro da necessidade de identificar os arquivos definitivos existentes como suporte à investigação no âmbito destas comemorações. No entanto, as situações e necessidades identificadas ultrapassaram este âmbito e enunciaram um estado geral de necessidade de tratamento físico e intelectual dos arquivos definitivos existentes e a definição de uma política de Arquivo para a UL. Este diagnóstico, juntamente com o diagnóstico realizado para a Reitoria , não constitui um guia, inventário ou catálogo dos arquivos da UL (impossível devido ao âmbito e realidade presente dos arquivos, tempo e recursos afectos para esta tarefa). Constitui antes um instrumento de trabalho que tem por objectivo criar condições para a salvaguarda desses arquivos e seu tratamento físico (higienização, acondicionamento, instalação, restauro, digitalização) e intelectual (guia, inventário, catálogo). Pretende também reunir informação e condições necessárias para uma articulação da Reitoria com os serviços detentores de arquivos definitivos. Apesar de destinado aos arquivos definitivos, o questionário prevê também questões relativas aos arquivos intermédios e a procedimentos de gestão documental. Estas questões justificam-se pelas implicações que têm na existência/inexistência desses arquivos e do seu estado de organização. Os objectivos gerais do diagnóstico são: - Identificar os arquivos definitivos existentes nas Faculdades e em outras unidades orgânicas da UL; -Identificar as unidades/serviços detentores dos arquivos definitivos; -Avaliar o estado de conservação e, quando possível, do estado de organização e volume aproximado dos arquivos definitivos; -Identificar as necessidades das Faculdades e de outras unidades orgânicas relativamente aos seus arquivos definitivos; - Identificar as acções ou projectos que estejam a decorrer nas Faculdades e unidades orgânicas relativamente ao tratamento e conservação dos seus arquivos definitivos; - Identificar a visão ou política de cada uma das unidades relativamente aos seus arquivos; - Identificar procedimentos seguidos pelas Faculdades e unidades orgânicas relativamente aos seus arquivos intermédios; - Localizar e identificar os depósitos que existem actualmente nas unidades; - Recolher elementos que possam a ser utilizados para medidas de preservação, material e intelectual (integridade dos arquivos), do património arquivístico da UL