A gestão documental e a gestão da qualidade: o município da Lourinhã

Tese de mestrado, Ciências da Documentação e Informação (Arquivística), Universidade de Lisboa, Faculdade de Letras, 2010A «gestão documental» é uma expressão muito em voga nos dias hoje, pese embora vulgarmente associada às aplicações informáticas existentes no mercado as quais, muitas vezes, não respondem cabalmente às necessidades das Organizações. Do ponto de vista da Arquivística, a gestão documental é muito mais do que uma ferramenta de natureza tecnológica. Trata-se, antes de mais, de um conceito arquivístico. Numa perspectiva sistémica, a responsabilidade do Sistema de Arquivo ou de Gestão Documental, segundo a norma ISO 15489:2005, é da competência do arquivista cabendo-lhe, portanto, a definição da política de gestão de documentos na Organização na qual se insere. A «gestão da qualidade», a priori tão distante do domínio da «gestão documental», veio dar um novo impulso à arquivística oferecendo novas oportunidades de pesquisa associadas à normalização da «informação orgânica» e dos procedimentos usados na sua produção. O objectivo desta dissertação centra-se na análise da relação de sustentabilidade entre o sistema de gestão documental e o sistema de gestão da qualidade, complementada com o estudo de caso desenvolvido no Município da Lourinhã. Constata-se que o sistema de gestão da qualidade (SGQ) será tanto mais eficaz quando articulado com a política de arquivo ou de gestão da informação uma vez que o mesmo assenta nos «requisitos da documentação», exigindo também uma «abordagem por processos» (ISO 9001:2008), tal como a Arquivística o defende. A introdução das tecnologias da informação com o intuito de modernizar os serviços do Município da Lourinhã parece ter contribuído para a melhoria da pesquisa e recuperação da documentação e informação. No entanto, subsistem diversas fragilidades operativas e tecnológicas que afectam a eficiência do circuito documental na Organização e, com efeito, o atendimento prestado aos seus clientes (internos e externos). Reconhecendo-se a importância estratégica da Gestão Documental no plano da modernização administrativa, designadamente, em termos de simplificação e normalização de processos e procedimentos de trabalho, o arquivista deverá pois alargar o seu campo de acção reflectindo sobre a transversalidade do Sistema de Arquivo nas Organizações.The «records management» is a term much in vogue these days now, although commonly associated with software applications on the market which often do not fully attend to the needs of Organizations. From the standpoint of Archival Science, the «records management» is much more than a tool of technological nature. It is, first of all, an archival science concept. In a systemic perspective, the responsibility of the Archive System or the Records Management System, according to ISO 15489:2005, is the responsibility of the archivist and it shall, therefore, the policy-making records management within the Organization in which it occurs. The «quality management», apparently so far from the field of the «records management» gave a fresh impetus for Archival Science offering new research opportunities associated with the standardization of «organic information» and the procedures used in their production. The objective of this dissertation focuses on analysis of the sustainability of the records management system and the quality management system, complemented by the case study from the municipality of Lourinhã. It appears that the quality management system will be more effective when combined with the records management policy or the information management since it is based on the «documentation requirements», also requesting a «process's approach» (ISO 9001:2008), such as Archival Science defends. The introduction of information technology in order to modernize the public services in the municipality of Lourinhã seems to have contributed to the improvement of search and retrieval of documents and information. However, there are several technological and operational weaknesses affecting the efficiency of the documents circuit on the Organization and, consequently, the care provided to their clients (internal and external). Recognizing the strategic importance of the Records Management in terms of administrative modernization, particularly in terms of simplification and standardization of processes and working procedures, the archivist should therefore broaden its scope to reflect on the mainstreaming of the Archive System in Organizations