PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP DI KANTOR BALAI ALAT MESIN DAN PENGUJIAN MUTU HASIL PERKEBUNAN SURAKARTA

SULISTYANING DIAH HAMURWANI, (D1506047), 2009, PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP DI KANTOR BALAI ALAT MESIN DAN PENGUJIAN MUTU HASIL PERKEBUNAN SURAKARTA. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 42 halaman. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui prosedur penyimpanan arsip di Kantor Balai Alat Mesin dan Pengujian Mutu Hasil Perkebunan Surakarta mengingat penyimpanan arsip adalah penyimpanan surat-surat / dokumen- dokumen pada wadah / tempat sesuai dengan pengaturan yang ditetapkan semula, sehingga setiap surat ataupun dokumen bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan mudah. Dalam Tugas Akhir ini dapat dilihat mengenai berbagai upaya yang dilakukan oleh Kantor Balai Alat Mesin dan Pengujian Mutu Hasil Perkebunan dalam menangani prosedur penyimpanan arsip. Pengamatan ini merupakan pengamatan yang bersifat deskriptif kualitatif yang menggambarkan realitas yang cermat terhadap fenomena yang terjadi yang digunakan untuk memecahkan masalah berdasarkan fakta-fakta yang nampak. Sumber datanya meliputi data primer yang diperoleh langsung dari sumbernya melalui proses wawancara dan data sekunder yang diperoleh secara tidak langsung yaitu melalui dokumen, arsip atau buku yang berkaitan dengan pengamatan. Teknik pengumpulan data adalah dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik sampling yang digunakan purposive sampling yaitu menggunakan sampel pada informan yang dianggap tahu tentang informasi yang diamati. Validitas data adalah dengan teknik triangulasi data yaitu menguji data yang sejenis dari berbagai sumber. Teknik analisis data yang digunakan adalah dengan teknik analisis interaktif yang terdiri dua komponen yaitu reduksi data dan sajian data. Berdasarkan hasil pengamatan ini menunjukan bahwa prosedur penyimpanan arsip di Kantor Balai Alat Mesin dan Pengujian Mutu Hasil Perkebunan Surakarta kurang maksimal, kerena pihak kantor belum menyediakan ruang khusus untuk arsip dan kurangnya petugas khusus untuk menangani arsip. Hal ini dikhawatirkan akan menghambat pengarsipan yang menyebabkan prosedur penyimpanan kurang berjalan dengan baik, walaupun fasilitas alat-alat kearsipan sudah cukup lengkap dan penyimpanan arsip yang baik. Oleh karena itu, agar penyimpanan arsip di kantor Balai dapat berjalan dengan baik, lancar dan benar maka sebaiknya Kepala Balai lebih memperhatikan lagi terhadap apa kekurangan yang ada pada Kantor Balai