PERBAIKAN SISTEM PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN LOKET SATU JAMKESMAS DI RSUD Dr. MOEWARDI SURAKARTA DENGAN METODE BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT DAN SIMULASI

Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta (RSDM) merupakan rumah sakit yang menjadi salah satu rumah sakit rujukan untuk pasien Askes- PNS, Depsos, Jamkesmas, Jamkesda, maupun umum dari wilayah regional Jawa Tengah. Dari kelima jenis pasien tersebut, jumlah pasien yang paling banyak berobat adalah pasien Jamkesmas. Setiap harinya, RSDM melayani ratusan pasien Jamkesmas yang datang dari berbagai wilayah dari Jawa Tengah. Setiap pasien yang akan mendapat pelayanan harus melakukan pendaftaran pasien. Pelayanan pendaftaran pasien Jamkesmas dilakukan bersama dengan pasien Jamkesda Klaten dan pasien Depsos pada loket pendaftaran nomor satu. Arus pelayanan pendaftaran loket satu Jamkesmas dimulai saat pasien datang ke bagian pendaftaran loket Jamkesmas kemudian mengumpulkan berkas persyaratan pendaftaran. Setelah itu, berkas diproses untuk mendapatkan Surat Keabsahan Peserta (SKP) untuk pasien rawat inap atau Surat Keabsahan Peserta (SKP) dan Surat Jaminan Peserta (SJP) untuk pasien rawat jalan dan pemeriksaan laboratorium. Berdasarkan observasi awal yang dilakukan di ruang tunggu pendaftaran loket satu pada hari Senin sampai Kamis, tanggal 16-19 Februari dan Senin tanggal 21 Februari 2010 pukul 08.00-10.00, loket pendaftaran yang paling banyak melayani pasien adalah loket satu Jamkesmas. Waktu pelayanan pendaftaran pasien berkisar antara dua puluh sampai lima puluh menit. Sistem pelayanan pendaftaran loket satu Jamkesmas adalah multi channel multi server. Setiap tahapan dalam proses pendaftaran pasien menggunakan sistem batch atau ukuran jumlah berkas tertentu untuk memproses berkas pasien. Berkas diambil dan diproses dalam ukuran batch tertentu mulai dari proses pengambilan berkas pada tempat penumpukan berkas sampai penyerahan berkas ke pasien. Lamanya waktu pelayanan pendaftaran tersebut dikarenakan banyaknya jumlah pasien yang mendaftar tidak sebanding dengan kapasitas pelayanan loket satu Jamkesmas. Tidak adanya informasi pada loket satu mengenai persyaratan pendaftaran yang harus dikumpulkan juga menyebabkan lamanya proses pendaftaran karena banyak berkas pasien yang dikumpulkan tidak lengkap sehingga operator harus memanggil pasien untuk melengkapi berkas. Pemanggilan ini dilakukan pada dua tempat yang berbeda dalam loket satu yaitu saat proses SKP dan SJP. Adanya penumpukan berkas yang dikumpulkan sebelum loket satu Jamkesmas dibuka juga menyebabkan proses pendaftaran berlangsung lama. Setidaknya ada sekitar 42 sampai 70 pasien telah menunggu sebelum loket dibuka, khususnya pada hari senin dan selasa. Berdasarkan uraian di atas, perlu kiranya dilakukan perbaikan proses bisnis pelayanan pendaftaran loket satu Jamkesmas. Perbaikan yang dapat dilakukan antara lain dengan melakukan Business Process Improvement (BPI). BPI merupakan metode sistematik yang dikembangkan untuk membantu organisasi membuat suatu peningkatan yang signifikan melalui penyederhanaan operasi proses bisnisnya (Harrington, 1999). Penggunaan BPI dapat mengidentifikasi apakah ada perulangan proses yang identik dan proses yang tidak diperlukan dalam sistem pelayanan pendaftaran loket satu Jamkesmas. Bisson (2000) menggunakan BPI untuk perbaikan proses bisnis akuntansi pembayaran pelanggan sehingga mengurangi aliran/tahapan proses sebesar 44% dan mengurangi biaya akuntansi yang sebelumnya dilakukan secara manual sebesar 90%. Aydinli (2009) menggunakan BPI untuk perbaikan proses bisnis pengadaan jasa e-government sehingga mengurangi waktu pengadaan jasa dari enam puluh hari menjadi dua hari saja. Karo (2010) menggunakan BPI untuk perbaikan proses pembuatan KTP di Kecamatan Jebres sehingga meningkatkan efisiensi proses pelayanan pembuatan KTP sebesar 53,47%. Penggunaan BPI dalam penelitian ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi proses pendaftaran melalui identifikasi dan penyederhanaan proses yang dilakukan. Namun demikian, penggunaan metode BPI belum sepenuhnya mengurangi lama pelayanan pendaftaran dikarenakan banyaknya jumlah berkas pasien yang harus diproses tidak seimbang dengan kapasitas sumber daya manusia di bagian pendaftaran. Oleh karena itu, diperlukan penentuan jumlah sumber daya manusia di dalam bagian pendaftaran agar dapat mengurangi lama pelayanan pendaftaran. Estimasi kebutuhan sumber daya dapat dilakukan dengan melakukan simulasi sistem. Simulasi berfungsi untuk mempelajari kondisi sistem sesungguhnya (real time sistem) menggunakan desain tiruan yang dihasilkan oleh suatu software simulasi (Law and Kelton, 2000). Kurniawati (2007) mengunakan simulasi untuk menganalisis sistem antrian proses pembayaran rekening listrik di PLN Semarang Tengah. Liquiddanu dkk (2009) menggunakan simulasi untuk menganalisis sistem antrian pelanggan dan menentukan jumlah server yang paling optimal pada Plasa Telkom Solo. Perbaikan proses bisnis sistem pelayanan pendaftaran Jamkesmas dan estimasi kebutuhan sumber daya pada sistem pelayanan pendaftaran diharapkan dapat meningkatkan pelayanan pendaftaran dan mengurangi lama pelayanan pendaftaran loket satu Jamkesmas